På denne siden
Lønnsoppgjøret er gjennomført, men økonomiansvarlig finner en forskjell mellom rapport, regnskapsgrunnlag og faktisk betaling. Ingen vet om den skyldes timing, en korrigering eller feil oppsett. Avstemming skal gjøre forskjellen forståelig, ikke bare tvinge to totalsummer til å bli like uten å undersøke hva de faktisk representerer.
Avklar hva som sammenlignes
Velg relevant periode og de riktige rapportene eller dokumentene for formålet. Faktisk lønnsgrunnlag, rapporterte opplysninger, regnskapsmessig behandling og betalingshendelser kan ha forskjellige tids- og innholdsspor. Korrekt vurdering og nødvendig dokumentasjon må gjøres med relevant kompetanse; denne guiden er ikke en uttømmende regnskapskontroll.
| Sammenligning | Spørsmål til forskjellen |
|---|---|
| Grunnlag og oppgjør | Hvilke bekreftede opplysninger er brukt? |
| Oppgjør og rapportering | Hvilke hendelser og perioder gjelder? |
| Oppgjør og regnskap | Er riktig relevant grunnlag behandlet? |
| Forpliktelse og betaling | Hva er faktisk gjort opp og hva venter? |
| Rettelser | Er korrekt endring fulgt til berørte spor? |
Skill timing fra reell feil
I et konstruert scenario ligger en korrigering i én oversikt, mens en annen fortsatt bruker forrige grunnlag. Forskjellen må undersøkes og merkes med kjent status. Det er noe annet enn at selve hendelsen eller beregningen er feil. En tilfeldig justeringspost gir ikke nødvendig forklaring.
Lønnsavvik og retting og kontroll av lønnsrapportering gir relevante spor. Arbeidsgiverkalender bør ha plass til avklaringen.
Gi åpne poster en faktisk eier
Aiak kan bidra i økonomidelen. Avtal hvem som undersøker grunnlag fra driften og hvem som vurderer korrekt behandling. Tilgang til person- og lønnsopplysninger må følge vurderte rutiner.
Behold forklaring, ansvarlig og neste kontroll for vesentlige forskjeller som ikke er avklart ennå. Avstemming blir nyttig når en annen ansvarlig kan følge hva forskjellen faktisk gjelder, framfor å se at en rapport fikk grønn status eller at en totalsum ble endret etterpå uten at noen vet hvorfor den nå stemmer.
Avklar også hvem som gjør ny kontroll når et åpent grunnlag er avklart. En post skal ikke bli stående permanent under forklaring hvis riktig dokumentasjon senere finnes. Behold hvorfor statusen ble endret og hvilken videre behandling som er vurdert.