På denne siden
Et bilde av en lekkasje, en manglende etikett og en forsinket rapport kan alle bli kalt avvik. De trenger forskjellige mottakere og vurderinger. Beskriv først hva som skulle vært tilfelle, hva som faktisk ble observert og hvor opplysningen kommer fra. Ikke bruk samme generelle alvorlighetsgrad fordi systemet krever et valg før noen faglig vurdering er gjort.
Skill observasjon fra forklaring
I et konstruert eksempel oppdager en prosjektleder at kundens leveransemappe viser et annet produkt enn innkjøpsgrunnlaget. Observasjonen er forskjellen mellom to identifiserte dokumenter. Det er ennå ikke dokumentert hvilket produkt som faktisk ble levert, eller hvorfor mappen er feil. Meldingen skal ikke automatisk konkludere med feil montering eller leverandørsvikt.
Noter relevant sted, tidspunkt, referanse, gjeldende forventning og tilgjengelig bevis. Bruk bildedokumentasjon når et bilde faktisk opplyser saken. Begrens personopplysninger og tilgangen til dem som trenger grunnlaget for riktig oppfølging.
Gi saken en faktisk mottaker
Fordel vurdering, eventuell sikring av videre arbeid og kundedialog på riktig kompetanse. Denne teksten gir ingen teknisk fremgangsmåte for et mulig farlig forhold. Akutte HMS- eller sikkerhetsspørsmål må håndteres gjennom virksomhetens aktuelle beredskap og faglige ansvar, ikke vente i en generell administrativ kø.
Et brukbart mottak inneholder:
- én eier av sakens videre flyt
- kjent ansvar for konkret faglig vurdering
- neste tidspunkt for oppfølging
- hva som fortsatt er ubekreftet
- hvem som trenger informasjon om relevant konsekvens
Når årsaken trenger undersøkelse, brukes rotårsaksanalyse. Hold dette atskilt fra en rask praktisk retting som bare fjerner den synlige feilen. Det kan være riktig å rette straks og undersøke videre senere, med tydelig ansvar for begge deler.
Følg konsekvensen gjennom arbeidsflyten
Et avvik kan påvirke tid, materialer og oppgjør, men ingen av disse virkningene er gitt bare fordi meldingen finnes. Oppdater relevant grunnlag når omfang og ansvar er avklart. Aiak kan bidra med økonomidelen der dette er relevant.
Før saken avsluttes, bruk kontroll av avvikslukking. Behold sammenhengen mellom første observasjon, senere avklaring og den endelige beslutningen. Neste ansvarlig skal kunne forstå hva som faktisk ble undersøkt uten å måtte gjette ut fra en grønn status eller en e-post med teksten ordnet.