På denne siden
Et felles filområde blir ikke automatisk et brukbart dokumentarkiv. Virksomheten trenger å finne riktig grunnlag for riktig formål, også etter at prosjektleder har sluttet eller et system er byttet. Samtidig kan ikke alle filer beholdes uten vurdering. Dokumenttype, regelverk, avtale og personvern kan gi forskjellige hensyn.
Skill formål og dokumenttyper
Begynn med hvilke dokumenter virksomheten faktisk trenger å kunne finne. Økonomibilag, kundeleveranse, HMS-grunnlag og personopplysninger kan ha ulik tilgang og oppbevaring. Altinns veiledning om oppbevaring av regnskapsmateriale viser hvorfor en generell slettedato for alle mapper blir feil.
Avklar relevant frist og korrekt behandling med riktig kompetanse. Ikke anta at alle prosjektdokumenter har samme status, eller at en dokumenttype aldri kan bli nødvendig for å forklare et økonomisk bilag. Det konkrete innholdet og sammenhengen må vurderes.
Gjør gjenfinning mulig
I et konstruert eksempel søker en ny administrativ medarbeider etter grunnlaget for et tidligere serviceoppgjør. Kundenummer og oppdragsreferanse leder til relevant rapport og riktig faktura, uten at medarbeideren må kjenne navnet på den tidligere saksansvarlige. Tilgangen gir bare det som er nødvendig for den faktiske oppgaven.
Bruk versjonskontroll. Avklar hvordan historiske dokumenter merkes og hvordan gjeldende dokument blir funnet. Et eksportert beløpsregister er ikke nødvendigvis en fullstendig kopi av relevante vedlegg, og en sikkerhetskopi er ikke i seg selv en gjennomtenkt arkivstruktur.
Prøv arkivet før det trengs
La riktig bruker finne noen relevante dokumenter og undersøke tilgangen. Test den faktiske oppgaven, ikke bare om en fil finnes et sted. Eksportberedskap gir en videre modell når systemtilgang eller leverandør endres.
Aiak kan bidra med regnskapsdelen. Personvern og andre særkrav trenger egen korrekt vurdering, blant annet for personopplysninger i bilder. Gi arkivet kjent eier, reserve og rutine for endringer. Dersom en medarbeider slutter eller et abonnement avsluttes, skal nødvendig dokumentgrunnlag fortsatt kunne håndteres korrekt. Gjenfinning som bare fungerer med én bestemt persons innlogging, er et signal om at arbeidsflyten må undersøkes før situasjonen blir akutt.