Dokumentasjonsplan: avklar grunnlaget før oppdraget begynner

Prosjektet er nesten ferdig når kunden spør etter dokumentene. Noe finnes hos utførende, noe hos underleverandør og resten er aldri avklart. En dokumentasjonsplan gjør behov og ansvar synlig før arbeidet begynner, slik at siste leveranse ikke må bygges fra manglende grunnlag og gamle meldinger.

Begynn med faktisk tjeneste og relevante krav

Finn hva leveransen gjelder, hva kunden har avtalt og hvilke dokumentasjonskrav som gjelder fag og oppdrag. Riktig teknisk, juridisk, regnskapsmessig og personvernmessig vurdering må gjøres av relevant kompetanse. Denne guiden er en administrativ modell, ikke en uttømmende dokumentliste for regulert arbeid.

Test én viktig overgang

I et konstruert prosjekt trenger kunden dokumenter fra flere leveranser. Planen må vise hva egen bedrift skal samle, hva andre faktisk skal levere og hvem som følger en mangel. En generell beskjed om å sende alt gjør ingen av delene til en kjent oppgave.

Dokumenter fra underleverandør og leveransedokumentasjon gir kontrollspor. Versjonskontroll må passe den samme leveransen.

Gi dokumentarbeidet faktisk kapasitet

Avklar hva som skal samles underveis og hva som kontrolleres før overlevering. Faglig ansvar må være tydelig; den som koordinerer mappen, har ikke automatisk kompetanse til å godkjenne alt innholdet.

Aiak kan bidra med regnskapsdelen. Økonomien kan også trenge forståelig grunnlag for faktisk leveranse, mens faglig dokumentasjon fortsatt har sin egen riktige prosess.

Prøv planen på et vanlig oppdrag og en endret leveranse. Kan en annen ansvarlig finne hvem som følger det manglende dokumentet og når det trengs? Da kan arbeidet styres framover, framfor at hele avslutningen står på vent fordi nødvendig informasjon først blir etterspurt når utførende og leverandører allerede har gått videre til nye prosjekter.

For relevante fag må flyt for samsvarserklæring og f-gassjournal vurderes særskilt.