På denne siden
En e-post med ny rutine i vedlegg forteller at noe er sendt. Den viser ikke at arbeidsmåten er forstått eller mulig å følge. Før en endring tas i vanlig bruk, må eieren avklare hvilken oppgave som faktisk endres, hvem som påvirkes og hvordan nødvendig kompetanse og kapasitet blir tilgjengelig.
Beskriv forskjellen i oppgaven
Ta utgangspunkt i et konkret funn eller behov. Bruk korrigerende tiltak når endringen følger en undersøkt hendelse. Forklar hva brukeren skal gjøre annerledes, når det gjelder og hva som fortsatt er likt.
I et konstruert eksempel skal kundens dokumentmappe nå kontrolleres ved en bestemt overlevering. Brukeren trenger å vite hvilken kilde som gjelder, hva kontrollen omfatter og hvor en mangel meldes. «Husk dokumentasjonen» gir ikke samme hjelp. Avklar også hvem som faktisk har kompetanse til de forskjellige delene av kontrollen.
Prøv den faktiske flyten
La en relevant bruker gjennomføre et vanlig tilfelle og et avvik med korrekt håndtert prøvegrunnlag. Undersøk om nødvendig informasjon og tilgang finnes på riktig tidspunkt. Hvis oppgaven bare fungerer når rutineforfatteren står ved siden av, trenger beskrivelsen eller løsningen mer arbeid.
Bruk opplæring i system der verktøy inngår. Unngå å løse enhver uklarhet med flere skjermbilder dersom den egentlige utfordringen er manglende ansvar eller feil grunnlagsdata.
Gi innføringen kjent status
Bestem når ny rutine gjelder, hvordan gammel beskrivelse behandles og hvem som mottar spørsmål. Bruk versjonskontroll. Avklar relevante unntak og overgangssaker. Arbeid som allerede er startet, kan trenge en konkret behandling framfor at alle forventes å bytte midt i en uklar oppgave.
Aiak kan bidra når regnskapsarbeid påvirkes. Tekniske, juridiske eller HMS-faglige endringer trenger riktig kompetanse. Følg opp med en avgrenset stikkprøve. Se etter både bedre resultat og nye køer eller dobbeltføring. Dersom brukeren stadig lager en omvei, undersøk hvorfor. En kjent forklaring kan gi grunnlag for en bedre rutine enn enda en påminnelse om å følge et dokument som ikke passer den faktiske arbeidsdagen.