På denne siden
En håndverksbedrift kan ha et stort HMS-dokument og fortsatt være usikker på hvem som følger opp en faktisk risiko. Internkontroll er en del av virksomhetens systematiske arbeid, ikke et bevis som oppstår ved å kjøpe en mappe eller et program. Eieren må avklare aktuelle krav og nødvendig kompetanse for den konkrete virksomheten.
Begynn med arbeid og ansvar
Arbeidstilsynets veiledning om internkontroll gir en relevant inngang. Ta utgangspunkt i faktiske aktiviteter, ansatte, arbeidssteder og samarbeid. Medarbeiderne trenger en kjent måte å bidra med erfaringer og melde forhold som krever oppfølging.
I et konstruert eksempel har en liten servicebedrift fått mer arbeid på skiftende kundesteder. En rutine som bare beskrev eget verksted, gir ikke tilstrekkelig oversikt over den nye arbeidssituasjonen. Riktig ansvarlig må vurdere aktuelle risikoer og nødvendige tiltak med reell kompetanse. Denne teksten gir ingen tekniske arbeidsinstrukser eller vurdering av konkrete farlige forhold.
Knytt rutinen til handling
Beskriv hvem som gjør den relevante oppgaven, hva som utløser ny vurdering og hvordan et funn går videre. Bruk kvalitetsansvar til å gjøre arbeidsdelingen forståelig. En årlig kalenderhendelse er ikke tilstrekkelig hvis en viktig endring trenger vurdering nå.
Skill virksomhetens generelle HMS-arbeid fra dokumentasjon som gjelder et bestemt prosjekt eller fag. Et kundekrav kan gi ekstra oppgaver, men erstatter ikke arbeidsgiverens aktuelle plikter. Unngå generelle løfter om at et standardsystem dekker alle krav eller gjør virksomheten godkjent.
Følg opp virkning og endringer
Bruk korrigerende tiltak når undersøkelsen tilsier endring. Avklar relevant ansvar og oppfølging, og la berørte brukere forstå den nye arbeidsmåten. Registrering av gjennomført tiltak sier ikke alene at risikoen er riktig vurdert eller tilstrekkelig håndtert.
Aiak kan bidra med økonomi og regnskapsflyt. HMS-faglige og juridiske vurderinger må håndteres av riktig faktisk kompetanse. Hold også rutineendringer tilgjengelige på en måte medarbeiderne kan bruke. Eieren bør undersøke om relevant praksis samsvarer med beskrivelsen, og gi avvik en reell oppfølging. Et mindre dokument som forklarer korrekt arbeid og ansvar er mer nyttig enn et omfattende system ingen kjenner sin oppgave i.