På denne siden
Når alle har ansvar for kvalitet, kan en konkret dokumentmangel bli liggende uten mottaker. Eieren må fordele oppgaver slik at medarbeiderne vet hvem som beslutter, hvem som utfører og hvem som kontrollerer. Dette er ikke en måte å flytte bort lovbestemt ansvar på. Virksomhetens faktiske plikter og faglige roller må vurderes riktig.
Fordel oppgavene rundt leveransen
Bruk dokumentasjonsplanen. Én person kan koordinere at relevante dokumenter finnes, mens en annen har kompetansen til å vurdere innholdet. Begge trenger å vite hva oppgaven omfatter. Et mottaksfelt i systemet må ikke gi inntrykk av teknisk godkjenning dersom kontrollen bare gjelder fil og referanse.
I et konstruert eksempel har prosjektleder ansvar for kundens overleveringsmappe. Fagansvarlige vurderer sine dokumenter, og administrasjonen kontrollerer at riktig versjon når avtalt mottaker. Dersom et dokument er uklart, skal saken tilbake til riktig fagansvarlig. Prosjektleder skal ikke fylle ut et manglende faglig svar for å få mappen ferdig før fakturering.
Gi rollen nødvendige forutsetninger
Avklar myndighet, tid, kompetanse og tilgang. En ansvarlig uten mulighet til å få rettet et grunnlag blir lett en person som bare sender påminnelser. Avklar hvilke saker rollen kan beslutte selv, og hvilke som må løftes videre til ledelse eller annen faktisk kompetanse.
Bruk avviksmelding når vanlig arbeidsflyt ikke løser forholdet. Dokumenter relevante beslutninger slik at neste ansvarlig kan forstå hvorfor en avgrensning eller løsning ble valgt. Unngå et eget omfattende register dersom eksisterende oppdragsflyt kan bære oppgaven på en korrekt måte.
Prøv arbeidsdelingen ved fravær
La en relevant reserve finne gjeldende grunnlag og håndtere en vanlig sak uten å spørre personen som er borte. Er det klart hva som kan avgjøres, hvor dokumentene ligger og når faglig vurdering trengs? Bruk funnene til endret rutine.
Aiak kan bidra med avklaring av regnskapsoppgaver og dokumentgrunnlag. Kvalitetsroller innen teknisk arbeid eller HMS krever eget korrekt grunnlag. Følg også opp når oppdragene eller organiseringen endres. En arbeidsdeling som fungerte med én prosjektleder, kan bli uklar når flere personer har kundedialog samtidig. Ansvar bør derfor beskrive den faktiske beslutningen, ikke bare en stillingstittel på et gammelt organisasjonskart.
Internkontroll og HMS-rutine trenger eget korrekt grunnlag.