På denne siden
Kunden mottar en generell dokumentmappe, men noen filer gjelder et tidligere produktvalg. Andre nødvendige opplysninger mangler forbindelse til riktig sted eller enhet. Leveransedokumentasjon må følge det som faktisk ble utført, med relevant kontroll og en forståelig kobling til oppdraget.
Kontroller identitet og omfang
Finn gjeldende ordre, relevante endringer og riktig enhet eller arbeidsområde. Hvilke dokumenter som er påkrevd, faglig tilstrekkelige eller avtalt, må vurderes med relevant teknisk og juridisk kompetanse. En standardliste i et system er ikke alene dokumentasjon på at kravene for den konkrete leveransen er oppfylt.
| Kontrollspor | Praktisk spørsmål |
|---|---|
| Identitet | Hvilken leveranse, enhet eller arbeidsdel gjelder filen? |
| Innhold | Beskriver dokumentet faktisk utført omfang? |
| Versjon | Er relevant valg og siste avklarte grunnlag brukt? |
| Åpne forhold | Hva gjenstår og hvem følger saken? |
| Mottaker | Kan riktig person finne og forstå neste handling? |
Skill fullført leveranse fra anbefaling
I et konstruert serviceoppdrag omtaler rapporten både utførte aktiviteter og et mulig videre tiltak. Dokumentpakken må gjøre forskjellen synlig, slik at kunden ikke tror anbefalingen allerede er gjennomført eller bestilt. Servicerapport og restpunktliste gir kontrollen.
La endringer følge dokumentene
Versjonskontroll og relevant kildegrunnlag må holdes oppdatert. Dokumentasjon fra en leverandør trenger faglig kontroll av at den faktisk gjelder levert variant; et lignende produktnavn er ikke tilstrekkelig vurdering.
Aiak kan bidra med regnskapsdelen. Formell overtakelse, ansvar og faktureringsrett må vurderes konkret med relevant kompetanse; en intern ferdigmappe avgjør ikke disse forholdene alene.
Test dokumentene med en kollega som overtar saken. Vedkommende skal kunne finne hva som er levert og hva som fortsatt venter, uten å kjenne hele salgshistorien. Det gir et mer brukbart grunnlag for både kundedialog og økonomisk avslutning enn mange vedlegg som er sendt samlet uten at noen kontrollerte hvilken faktisk leveranse de beskrev.
Gi også senere spørsmål et kjent kontaktpunkt. Den som overtar oppfølgingen, trenger å kunne finne korrekt omfang og tidligere avklaringer uten å være avhengig av at opprinnelig prosjektleder husker hva som ble sagt ved siste besøk.
Avklar kundens dokumentkrav før en generell mappe blir lovet som full leveranse.