På denne siden
Et bilde av en leveranse kan også vise navn, personer, private eiendeler eller opplysninger på en skjerm. At fotografiet er nyttig for oppdraget betyr ikke at det kan brukes fritt til andre formål. Virksomheten må vurdere personvern før innsamling og deling, med riktig kompetanse når det trengs.
Start med formålet
Datatilsynets personvernprinsipper er en relevant inngang. Beskriv hva bildet skal dokumentere, hvilke opplysninger som faktisk er nødvendige og hvem som trenger tilgang. Riktig behandlingsgrunnlag og informasjon må vurderes for den konkrete bruken.
I et konstruert eksempel trenger en prosjektleder et bilde av relevant merking for å kontrollere dokumentgrunnlaget. Et bredt rombilde med ansatte og personopplysninger på tavlen samler mer enn oppgaven krever. Vurder en avgrenset fremstilling og korrekt videre behandling. Dette er ikke en automatisk konklusjon om at beskjæring alene løser alle personvernspørsmål.
Skill oppdrag fra markedsføring
Et bilde som lovlig brukes i et avgrenset oppdrag, er ikke automatisk frigitt til nettside eller sosiale medier. Kundens virksomhet og avbildede personer kan også ha forskjellige roller og rettigheter. Ikke la en generell avtalefrasering erstatte konkret vurdering av formål, opplysninger, grunnlag og mottakere.
Bruk bildedokumentasjon for den faglige dokumentflyten. Unngå at medarbeiderne sender samme fil gjennom flere private kanaler fordi det er enklere. Kjent lagringssted og korrekt tilgang må være tilgjengelig i faktisk arbeid.
Gi videre behandling en eier
Avklar hvem som håndterer innsyn, retting, sletting eller andre relevante henvendelser etter riktig regelverk. Vurder oppbevaring mot faktisk formål og andre aktuelle plikter. Bruk dokumentarkivet med relevant tilgangsstyring, ikke en åpen prosjektmappe som standard for alt.
Aiak kan bidra med økonomiflyten; konkrete personvernspørsmål trenger riktig kompetanse. Ved nytt system eller ny delingsmåte brukes behovskartlegging. Undersøk hvilke data løsningen faktisk behandler og hvem som får dem. En praktisk rutine bør gjøre korrekt valg enklere for medarbeideren på oppdrag, samtidig som ledelsen beholder kjent ansvar for vurderinger som ikke skal overlates til den enkelte fotograf i farten.