På denne siden
En mappe med leverandørens hele katalog er ikke nødvendigvis nyttig produktdokumentasjon. Kunden eller den som senere skal følge opp leveransen, trenger å vite hvilke opplysninger som gjelder det aktuelle produktet. Samtidig må fagansvarlig vurdere hva som faktisk kreves av dokumentasjon. Denne veiledningen handler om flyten, ikke valg eller teknisk bruk av produkter.
Begynn med faktisk identitet
Knytt dokumentet til relevant produktnavn, variant, leveranse og eventuell plassering eller annen nødvendig identifikasjon. Bruk detaljer som gjør gjenfinning mulig uten å samle informasjon som ikke har et formål. En generell familiebrosjyre kan være relevant bakgrunn, men viser ikke automatisk hvilken variant kunden fikk.
I et konstruert eksempel blir en bestilt komponent byttet til en annen godkjent løsning gjennom prosjektets avtalte behandling. Kundens mappe må følge faktisk levert produkt. Bruk versjonskontroll slik at et tidligere vedlegg ikke fortsetter som tilsynelatende gyldig instruksjon.
Avklar dokumentets formål
Skill mellom produktopplysninger, relevant bruk og vedlikehold, faglig dokumentasjon av utført arbeid og økonomiske bilag. Disse kan ha sammenheng, men erstatter ikke hverandre. En faktura dokumenterer ikke i seg selv alle tekniske egenskaper eller hvordan en løsning skal brukes.
Vurder relevante krav med riktig kompetanse og gjeldende kilde. DIBKs informasjon om eiendomsforvaltning og FDV er en aktuell inngang for relevante byggleveranser. Ikke overfør alle krav til enhver liten servicejobb uten konkret vurdering.
Kontroller overgangen til mottakeren
Bruk FDV-overlevering når dette inngår i oppdraget. Avklar hvilke dokumenter mottakeren trenger, hvordan de blir tilgjengelige og hvem som svarer ved relevant mangel. Følg opp faktisk mottak og korrigering, framfor bare å registrere at en lenke ble sendt.
Aiak kan støtte regnskapsdelen når en produktendring påvirker prosjektet. Den faglige vurderingen ligger hos riktig ansvarlig. Behold også kjent kilde for senere oppdateringer: en leverandør kan endre nettadressen sin, og dokumentgrunnlaget virksomheten faktisk må bevare, trenger en vurdert og lovlig lagringsmåte. Kundens neste spørsmål bør kunne besvares ut fra den leveransen som faktisk fant sted, med en forståelig forbindelse mellom produkt, dokument og arbeid.
Avklar også kundens dokumentkrav når mottakerens behov går ut over en vanlig leveransemappe.