På denne siden
En underleverandør kan ha gjort arbeidet sitt og likevel mangle dokumenter som hovedleveransen trenger. Avklar dokumentoppgaven sammen med leveransen, ikke først når kunden etterspør sin mappe. Hva som kreves avhenger av fag, faktisk arbeid, ansvar og avtale. En standard liste med alle tenkelige dokumenter kan gi like mye uklarhet som ingen liste.
Knytt dokumentet til den faktiske oppgaven
Bruk dokumentasjonsplanen. For hvert aktuelt dokument angis riktig leveranse, forventet innhold, ansvarlig avsender og mottakerens kontroll. Avklar om dokumentet er nødvendig før neste arbeid, ved overlevering eller ved en annen konkret milepæl.
I et konstruert eksempel skal en samarbeidspartner levere et avgrenset fagarbeid. Prosjektleder trenger relevante dokumenter for akkurat dette arbeidet og korrekt grensesnitt mot resten av prosjektet. En generell firmapresentasjon viser ikke hva som ble utført i oppdraget. Et dokument for et annet produkt eller bygg kan heller ikke tas inn bare fordi filnavnet ser kjent ut.
Gjør mottak til en oppgave
Kontroller identitet, omfang, dato, versjon og nødvendig sammenheng med faktisk leveranse. Avklar hvem som har kompetanse til å vurdere faglig innhold. Administrativ mottakskontroll bekrefter ikke at teknisk arbeid er riktig eller at lovkrav er oppfylt.
Hvis noe mangler, registreres konkret behov og neste ansvar. Bruk avviksmelding der forholdet trenger slik behandling. Beskjed om at «dokumentasjon mangler» er for upresis dersom avsenderen ikke kan se hvilket arbeid og hvilket grunnlag det gjelder.
Behold tydelig økonomisk arbeidsdeling
Skill dokumentstatus fra fakturastatus. Eventuell sammenheng mellom oppgjør og dokumentleveranse må bygge på faktisk avtale og relevant vurdering, ikke en egen regel prosjektleder innfører etterpå. Aiak kan bidra med regnskapsdelen. Juridiske spørsmål om tilbakehold eller krav trenger riktig kompetanse.
Når grunnlaget er korrekt mottatt, knytt det til leveransedokumentasjonen. Behold ansvarlig kilde og nødvendige versjonsopplysninger. Kunden skal ikke måtte finne ut hvilken samarbeidspartner som eier et umerket vedlegg. Avklar også hvordan korrigerte dokumenter når fram etter overlevering, slik at en senere retting ikke blir stående bare i underleverandørens innboks mens kunden fortsatt bruker et gammelt grunnlag.