På denne siden
Når montøren er ferdig, kan økonomi fortsatt mangle kundereferanse, godkjent endring eller forklaring på materiell. Da blir ferdig arbeid stående uten et forståelig oppgjørsspor. Elektrobedriften bør definere hva som gjør fakturagrunnlaget klart, med en egen avviksliste for det som mangler.
Finn opplysningene som må følge ordren
Begynn med avtalepart og hva som faktisk ble bestilt. Bruk referanser som gjør at dokumentet kan finnes igjen både hos kunden og i virksomheten. Bevar forskjellen mellom kundeønsker, godkjent omfang og utført arbeid.
Befaring før elektrotilbud og armaturvalg underveis kan være nødvendige deler av forklaringen. Det er ikke nok at siste produktnavn finnes i varelisten hvis prisen fortsatt bygger på et annet valg.
| Grunnlag | Kontroll før fakturering |
|---|---|
| Kunde | Riktig avtalepart og mottaksopplysninger |
| Leveranse | Hva som er avklart og faktisk levert |
| Ressurser | Relevant tid og materiell på riktig grunnlag |
| Endringer | Beslutning og sammenheng med opprinnelig avtale |
| Referanse | Opplysninger kunden trenger for behandling |
| Avvik | Hva som fortsatt må undersøkes |
Konstruert eksempel: riktig arbeid, manglende referanse
En virksomhet har mottatt en avklart elektroserviceleveranse. Fakturamottaket trenger en bestemt bestillerreferanse, men den ble bare nevnt i den første telefonsamtalen. Kravet kan bli forsinket selv om arbeid og beløp ellers er forståelig. Samle nødvendige referanser tidlig og gi mangler en tydelig ansvarlig.
Serviceoppdrag hos næringskunde krever spesielt oppmerksomhet når brukere, leietakere og forvaltning har ulike roller.
Ikke bland dokumenttypene
Oppdragsrapporten og faglig dokumentasjon har andre formål enn fakturaen. Knytt dem sammen når det er nødvendig, men ikke anta at en betalt faktura betyr at alle dokumentleveranser er fullført.
Velg dokumentflyt og kontroll
ReAIs fakturaveiledning er et relevant neste steg for økonomidokumentet. Avklar konkret hvordan opplysninger fra bransjesystemet skal overføres og kontrolleres; ingen bestemt integrasjon er forutsatt.
Ved feil i et allerede opprettet dokument gir kreditnota på elektrooppdrag et annet arbeidsforløp. Et godt fakturagrunnlag reduserer behovet for slike rettinger ved å gjøre manglene synlige før de blir sendt videre til kunden som et ferdig krav.