På denne siden
En faktura kan måtte korrigeres fordi en varelinje, kundereferanse eller annen avklart opplysning er feil. Kunden kan også ha en egen innsigelse om leveransen. Elektrobedriften bør først forstå hvilket forhold som gjelder, slik at et betalingsdokument ikke brukes til å skjule en uavklart faglig eller kommersiell sak.
Finn hvilket grunnlag som skal endres
Knytt henvendelsen til originalfaktura, ordre og relevante avklaringer. Skill en feil ved dokumentet fra en uenighet om hva som var bestilt eller levert. Den siste situasjonen kan trenge videre faglig eller kontraktsmessig vurdering før et beløp er klart.
Fakturagrunnlag for elektrooppdrag og armaturvalg underveis kan forklare hvordan forskjellen oppsto.
| Hendelse | Hva den ikke alene avgjør |
|---|---|
| Kunden melder feil | Hvilket beløp som skal korrigeres |
| Kreditnota opprettes | At en tilbakebetaling er gjennomført |
| Penger tilbakebetales | Hvilket salgsdokument som er korrigert |
| Ordren endres | Hva som faktisk ble levert tidligere |
| Dokument lukkes | At alle faglige spørsmål er avsluttet |
Konstruert eksempel: feil produktlinje i dokumentet
Kunden har fått en avklart variant, mens fakturaen beskriver den opprinnelige varianten fra tilbudet. Bedriften må undersøke både beløp og tekstgrunnlag. En økonomisk korrigering bør vise hvilken leveranse som faktisk er gjort opp, uten å overskrive historikken slik at det ser ut som det aldri fantes et annet tilbud.
ReAIs veiledning om kreditnota forklarer dokumentflyten. Velg korrigeringen ut fra det konkrete grunnlaget, ikke som en generell knapp for å gjøre alle åpne kundesaker borte.
Følg betaling og dokument separat
Hvis kunden allerede har betalt, må eventuell tilbakebetaling avklares og knyttes til riktig sak. Hvis kravet ikke er betalt, må oppfølgingen bygge på den korrigerte statusen. Unngå at en gammel påminnelse fortsetter som om dokumentet fortsatt var uendret.
Bevar faglige dokumenter med riktig forklaring
Kundeleveranse av samsvarserklæring er en annen oppgave. En pris- eller fakturakorrigering er ikke i seg selv en faglig endring av utført arbeid. Eventuelle dokumentendringer må vurderes av riktig ansvarlig på relevant grunnlag.
Bruk oppdragsrapporten til å bevare sammenhengen. En ryddig avslutning gjør at kunden, økonomi og den faglige oppfølgingen kan se hva som er korrigert, hvorfor det skjedde og hvilke handlinger som eventuelt fortsatt gjenstår.