På denne siden
Et elektroprosjekt kan se sterkt ut tidlig og svakt ut sent fordi materialer, timer og fakturering kommer på ulike tidspunkt. Rapporten trenger derfor både periodens hendelser og et avklart bilde av gjenstående arbeid. En farge på marginen gir lite hjelp hvis ingen kan forklare hva tallet omfatter.
Finn hvilket omfang rapporten gjelder
Bevar godkjent grunnlag og avklarte endringer. Nye ønsker som fortsatt venter på beslutning bør ikke behandles identisk med ferdig bestilt leveranse. Armaturvalg og endringsordre er én måte omfanget kan endres på gjennom prosjektet.
| Rapportdel | Spørsmål som skal kunne besvares |
|---|---|
| Avklart leveranse | Hva har virksomheten forpliktet seg til? |
| Faktisk forbruk | Hvilke ressurser er registrert hittil? |
| Gjenstående arbeid | Hva krever fortsatt tid og andre ressurser? |
| Åpne poster | Hvilke beløp eller dokumenter er uavklarte? |
| Avvik | Hvilken konkret årsak trenger et tiltak? |
Konstruert eksempel: stor materialleveranse før utførelse
Et prosjekt mottar materiell tidlig, mens store deler av arbeidet skal utføres senere. En enkel sammenligning av periodens innbetaling og utbetaling forklarer ikke prosjektets økonomiske resultat. Tilsvarende kan lav registrert kostnad være misvisende dersom leverandørgrunnlag eller timer fortsatt mangler.
Aiak kan bidra til konsistent modell og regnskapsbehandling. Kontantstrøm, fakturering og kostnad er forskjellige størrelser som må vurderes på relevant grunnlag.
Undersøk årsak før pris eller bemanning endres
Mer tid kan skyldes endret produkt, omplanlegging eller en mangelfull registrering. Fremdrift med andre fag og henting av materiell gir forskjellige spor. Tiltaket bør passe problemet, ikke bare totalsummen.
Kontroller det som gjenstår etter siste besøk
Restordre på armaturer kan påvirke både fremdrift og økonomi. Dokumentasjon og sluttstatus kan også kreve arbeid selv om hovedutførelsen er ferdig.
Gjør rapportmøtet til en beslutning
Velg de viktigste forklarte og uforklarte avvikene, og gi neste handling en ansvarlig. Bevar definisjonene fra måned til måned slik at endring faktisk kan sammenlignes. En nyttig prosjektrapport forteller både hva virksomheten vet og hva som må undersøkes videre. Den lar ikke en foreløpig beregning bli en sikker påstand om kundens oppgjør, medarbeiderens kvalitet eller prosjektets endelige overskudd.
Ved oppdrag med lærling må opplæring, oppfølging og timegrunnlag forklares. Et timetall alene viser verken hvilken veiledning oppdraget krevde eller hvilket faglig læringsutbytte det ga.