På denne siden
Kunden betaler deler av fakturaen, og bedriften ser en rest i oversikten. Den kan gjelde en avtalt betalingsordning, en feil eller en konkret innsigelse. Delbetaling trenger en forklaring ved siden av regnestykket, slik at riktig videre handling bygger på faktiske forhold framfor et generelt varsel om ubetalt beløp.
Begynn med dokument og betaling
Finn riktig faktura og hva som faktisk er kommet inn. Kontroller eventuelle kreditnotaer, avtaler og relevante meldinger fra kunden. Korrekt rest, dokumentbehandling, avgift og kontraktsvirkning må vurderes med relevant kompetanse for den konkrete saken.
| Kontroll | Spørsmål før oppfølging |
|---|---|
| Dokument | Hvilken konkret faktura og leveranse gjelder? |
| Betaling | Hva er faktisk mottatt og riktig koblet? |
| Forklaring | Finnes en avklart ordning eller annen relevant beskjed? |
| Korreksjon | Er noen dokumenter endret etter korrekt vurdering? |
| Rest | Hvilken status og neste handling er faktisk kjent? |
Bruk et avgrenset eksempel
Et konstruert dokument har total 12 000 kroner. Det er mottatt 7 000 som etter kontroll gjelder dette dokumentet. Den enkle differansen er 5 000 før eventuelle andre forhold vurderes. Eksemplet er ingen automatisk konklusjon om betalingsrett, avgift eller videre innfordring; det viser bare hvilket beløp som trenger forklaring.
Innbetaling og dokumentkobling og delvis kreditering gir to forskjellige spor. Betalingsplan kan være relevant.
Skill kundens innsigelse fra vanlig forsinkelse
Hvis kunden er uenig i deler av kravet, må saken vurderes korrekt gjennom riktig prosess med relevant juridisk kompetanse ved behov. Et restbeløp skal ikke automatisk gå videre som en ordinær sen betaling uten undersøkelse av faktisk beskjed.
ReAIs reskontroveiledning er relevant for programdelen. Aiak kan bidra med regnskapsdelen. Behold hvem som følger neste handling og hvordan ny betaling eller avklaring registreres, slik at riktig status fortsatt kan forklares når en annen ansvarlig overtar saken eller kontrollerer periodens åpne poster.