På denne siden
Prosjektleder mener at omtrent halvparten av arbeidet er gjort og ber om en faktura på halve summen. Men internt kostnadsforbruk, fysisk fremdrift og avtalt oppgjør kan beskrive forskjellige forhold. Delfakturering trenger et konkret avtale- og leveransegrunnlag, slik at beløpet ikke bare følger en omtrentlig farge i prosjektplanen.
Finn hva den aktuelle delen faktisk gjelder
Kontroller gjeldende avtale, omfang og relevante vilkår for betaling og dokumentasjon. Retten til oppgjør, korrekt regnskapsbehandling og avgift må vurderes konkret med riktig kompetanse. En intern milepæl er ikke alene en full juridisk eller økonomisk konklusjon.
| Kontroll | Spørsmål til delen |
|---|---|
| Omfang | Hvilket konkret arbeid eller grunnlag omtales? |
| Avtale | Hvilke vilkår er avklart for oppgjøret? |
| Status | Hvilken relevant dokumentasjon foreligger? |
| Historikk | Hva er allerede fakturert eller korrigert? |
| Rest | Hvordan følges gjenværende grunnlag videre? |
Unngå dobbelt grunnlag ved neste del
I et konstruert opplegg har én del allerede fått eget dokument. Ved neste fakturering må riktig ansvarlig kunne finne tidligere beløp og hva de gjaldt, slik at samme leveranse ikke legges inn igjen ved en senere generell oppgjørsrunde.
Delleveranser i prosjektet og fakturagrunnlag gir opplysningene. Kreditnota kan bli relevant dersom et utstedt dokument må rettes etter korrekt vurdering.
Avklar faktisk systemstøtte før rutinen automatiseres
ReAI kan vurderes for programdelen. Undersøk hvordan den aktuelle arbeidsflyten faktisk håndteres; ingen bestemt automatisk fremdrifts- eller delfaktureringsfunksjon er forutsatt her.
Aiak kan bidra med regnskapsdelen. Behold samme referanse mellom del, dokumentasjon og senere oppgjør. Da kan virksomheten forklare hva som allerede er behandlet og hva som fortsatt trenger vurdering, uten å bruke en grov prosjektprosent som erstatning for korrekt grunnlag hver gang en ny faktura skal opprettes.
Gi hver del en stabil referanse i den interne oversikten. Det gjør senere kontroll av samlet oppgjør lettere, særlig når flere personer har opprettet dokumenter underveis eller kundens leveranse har fått endringer mellom periodene.