Delvis kreditering: gjør korrigert del og gjenstående grunnlag tydelig

Bare én del av leveransen trenger korrigering. Bedriften lager et negativt beløp, men kunden forstår ikke hva som fortsatt gjelder. Delvis kreditering trenger tydelig forbindelse til den berørte delen, slik at opprinnelig faktura, korreksjon og relevant rest fortsatt kan kontrolleres.

Beskriv det avklarte omfanget

Finn hvilken vare, mengde, prispost eller leveransedel som faktisk skal endres og hvorfor. Riktig dokumentasjon, avgift, regnskapsbehandling og eventuell kontraktsvirkning må vurderes med relevant kompetanse. En tilfeldig prosent av totalen er ikke et tilstrekkelig faktisk grunnlag for en konkret korreksjon.

Bruk et forenklet beløpseksempel

I et konstruert scenario har et opprinnelig dokument total 10 000 kroner og en avklart korreksjon 2 000 på samme sammenligningsgrunnlag. Den enkle differansen er 8 000 før faktiske betalinger, korrekt dokumentbehandling og andre forhold vurderes. Eksemplet fastsetter ingen avgiftsbehandling eller automatisk restkrav. Det viser hvorfor beløpene må kunne følges gjennom samme referanse.

Kreditnota og delbetaling gir forskjellige deler av oppfølgingen. Kundereskontro må bruke samme faktum.

Kontroller faktisk programflyt

ReAIs kreditnotaveiledning er relevant for programdelen. Undersøk hvilke linjer og beløp handlingen faktisk påvirker før bekreftelse. Ved behov for ny faktura må grunnlaget være vurdert og historikken fortsatt forståelig.

Aiak kan bidra i regnskapsdelen. Etterpå kontrolleres både kundens dokumentstatus og de relevante oppgjørene. Målet er at en annen ansvarlig kan forklare hva som ble endret og hva som fortsatt gjelder, uten å trekke konklusjon bare fra at én totalsum tilfeldigvis går opp i et regneark eller at en knapp i systemet var tilgjengelig.

Gi den berørte delen en forståelig beskrivelse også når beløpet er enkelt. Et kort dokument med riktig kobling gjør det lettere å forklare korreksjonen senere enn en generell merknad som bare sier avtalt reduksjon.