På denne siden
Laget er videre til neste kunde, men kontoret mangler materialregistrering og forklaring på en endring. Oppdraget er utført uten at fakturagrunnlaget er ferdig. En tydelig overlevering til fakturering gjør avslutningen gjennomførbar, med ansvar for hver opplysning som fortsatt må avklares.
Begynn med kundens faktiske bestilling
Finn riktig kunde, gjeldende ordre, valgte alternativer og relevant oppgjørsgrunnlag. Sammenhold dette med dokumentert utførelse. Formelle fakturakrav, avgift og eventuelle kontraktsspørsmål må vurderes med riktig kompetanse for den konkrete leveransen.
| Grunnlag | Spørsmål før klargjøring |
|---|---|
| Kunde | Hvilken juridisk part gjelder oppgjøret? |
| Leveranse | Hva er faktisk bestilt og levert? |
| Prisgrunnlag | Hvilken beregningsmåte og hvilke valg gjelder? |
| Endring | Hvilket nytt omfang er avklart? |
| Referanse | Hva trenger kunden og intern kontroll for å finne saken? |
Gi uavklart en konkret handling
I et konstruert scenario er timer og leveransebeskrivelse klare, mens en varepost mangler oppdragskobling. Ansvarlig finner riktig grunnlag før beløpet behandles videre. En generell påminnelse til hele laget er mindre presis enn ett spørsmål til den som faktisk kjenner kjøpet.
Timegrunnlag til faktura og materialer på faktura beskriver to forskjellige spor. Endringsloggen gir kontroll av tillegg.
Avtal hvem som frigir grunnlaget
Den som oppretter fakturaen, trenger å vite hvilke vurderinger som faktisk er gjort. Bruk tydelig status for mottatt, avklart og klart til opprettelse. En ferdig fagrapport kan støtte grunnlaget, samtidig som økonomiansvarlig fortsatt vurderer relevante faktura- og avgiftsopplysninger.
ReAIs fakturaveiledning viser overgangen fra ordre til faktura. Avklar faktisk overføring fra eventuelle prosjekt- eller serviceverktøy før automatisering loves.
Følg noen ferdige oppdrag fra siste besøk til utsending og finn hvor saker venter. Tiltaket kan være tidligere materialkontroll, tydeligere kundereferanse eller en fast mottaker. Et bedre fakturagrunnlag gjør både kundens forståelse og virksomhetens videre oppfølging lettere, fordi dokumentet kan forklares fra kjent bestilling og faktisk leveranse uten en ny telefonrunde til laget.
Gi også sent innkomne opplysninger en kjent vei etter at grunnlaget er markert klart. Den som oppretter dokumentet, trenger beskjed dersom relevant kundevalg eller materialstatus faktisk endres før sendingen er gjennomført.
Ved avklart prosjektpris gir faktura for fastprisarbeid et eget spor. Delfakturering må vurderes konkret når oppgjøret deles.