På denne siden
Fakturaen viser arbeid, materialer og diverse. Kunden kjenner prosjektet, men kan ikke se hvilken del av leveransen beløpene gjelder. Gode fakturalinjer gjør oppgjøret kontrollerbart, med relevant beskrivelse og en forståelig forbindelse til det kunden faktisk bestilte.
Begynn med leveransen kunden kjenner
Bruk et avklart navn på arbeidet, relevant sted eller periode og den mengde- eller beregningsmåten som følger grunnlaget. Formelle dokumentasjonskrav, avgiftsbehandling og kontraktsmessig oppgjør må vurderes korrekt med relevant kompetanse. Denne guiden er en arbeidsmodell for lesbarhet, ikke en full sjekkliste over fakturakrav.
| Linjegrunnlag | Hva kunden bør kunne finne |
|---|---|
| Arbeid | Hvilken faktisk leveranse eller arbeidsdel gjelder? |
| Periode | Hvilket relevant tidsrom eller besøk omtales? |
| Mengde | Hvilken enhet eller hvilket avklart beregningsgrunnlag brukes? |
| Endring | Hvordan finner man den relevante avklaringen? |
| Henvisning | Hvilket nødvendig vedlegg forklarer mer? |
Skill hovedbeskrivelse fra unødvendig detalj
I et konstruert scenario omfatter fakturaen tre servicebesøk på samme sted. Linjene eller relevante vedlegg bør gjøre besøkene mulig å gjenfinne. Samtidig trenger kunden ikke interne personlige vurderinger eller alle arbeidsnotater. Dokumentasjon, personvern og korrekt oppbevaring må håndteres gjennom vurderte rutiner.
Timegrunnlag på faktura og materialer på faktura beskriver forskjellige poster. Ordre- og kundereferanser bør støtte samme lesbare oppgjør.
Prøv teksten med en kollega utenfor oppdraget
La vedkommende finne hvilken leveranse dokumentet gjelder og hvorfor linjene er med. Hvis forståelsen avhenger av interne forkortelser eller hukommelsen til utførende, må beskrivelsen forbedres før utsending.
ReAIs fakturaveiledning viser relevant programoppgave. Bekreftet produkt- og prisgrunnlag må fortsatt være korrekt før det legges inn.
Følg kundespørsmål etter utsending og se om bestemte linjetyper stadig krever forklaring. En bedre standardbeskrivelse for en reell gjentakende leveranse kan spare avklaringer, så lenge den brukes med riktig faktisk innhold. Målet er et dokument som forklarer oppgjøret fra kundens bestilling framfor en teknisk utskrift av koder som bare den interne bestilleren kjenner.
Gi standardtekstene en kjent eier som vurderer dem når tjenesten endres. En beskrivelse som passet i fjor, kan være misvisende dersom innholdet eller periodene nå er annerledes, selv om samme produktkode fortsatt brukes.