På denne siden
Bedriften sammenligner pris og hvor raskt en faktura kan opprettes. Men hverdagen inneholder også kundereferanser, flere oppdrag, korreksjon og betaling som trenger avklaring. Systemvalget bør prøves på hele oppgjørsflyten, slik at løsningen passer de faktiske oppgavene og de ansvarlige rollene.
Velg noen realistiske bruksforløp
Ta med en vanlig ordre, flere leveranser til samme kunde, en sendefeil og et dokument som må korrigeres. Avklar formelle fakturakrav, avgift, korrekt bokføring og relevante personvern- og sikkerhetskrav med riktig kompetanse. Ingen funksjonsliste kan alene dokumentere at hele virksomhetens opplegg er korrekt.
| Prøvesak | Kontrollspørsmål |
|---|---|
| Ordre til faktura | Finner ansvarlig riktig kunde og gjeldende grunnlag? |
| Flere oppdrag | Er referanser og relevante grupper forståelige? |
| Sending | Kan faktisk status og avvik følges? |
| Korreksjon | Beholdes dokumentforbindelse og relevant historikk? |
| Oppgjør | Kan betaling og eventuell rest avklares riktig? |
Undersøk unntakene i demonstrasjonen
I et konstruert scenario har kunden betalt før en korreksjon blir nødvendig. Løsningen må kunne forklares gjennom dokument og faktisk oppgjør med korrekt vurdering. Kreditnota og delbetaling gir testoppgaver.
Samlefakturering kan være relevant for flere små leveranser. Bekreft reell funksjon og overføring fra prosjekt- eller serviceverktøy; en bestemt integrasjon er ikke forutsatt her.
Avklar program og tjeneste konkret
ReAI kan vurderes for programdelen. Aiak kan bidra med økonomidelen.
Bruk relevante ufølsomme testdata og la bestiller, utførende og økonomiansvarlig følge samme prøvesak. Beskriv eventuelle manuelle steg med mottaker og tidspunkt. Målet er et systemopplegg der faktisk grunnlag kan forklares hele veien, framfor en rask normaldemo som hopper over de samme avvisningene, endringene og manglende referansene som i dag gjør bedriftens fakturering vanskelig å følge.
Gi prøveperioden noen konkrete kriterier for hva som skal bli bedre. Det kan være færre manglende referanser eller en tydeligere mottaker for feil. Et ferdig opprettet testdokument alene viser ikke at den faktiske hverdagsflyten ble enklere å kontrollere.
For verktøyene rundt faktureringen gir systemkart for fagbedriften og behovskartlegging en videre modell.