På denne siden
Bedriften har en fast fakturadag, men mange oppdrag blir liggende fordi grunnlaget ikke er avklart. Andre fakturaer opprettes uten at sendestatus følges. En faktureringsrutine trenger hele kjeden, slik at en dato i kalenderen ikke blir eneste beskrivelse av hvem som skal gjøre hva.
Gi hvert steg en praktisk status
Skill innsamling av grunnlag, relevant kontroll, opprettelse, faktisk utsending og videre oppfølging. Formelle krav, riktig avgift og eventuelle kontraktsspørsmål må vurderes med relevant kompetanse. En teknisk opprettet faktura er en annen hendelse enn kundens betaling eller et ferdig avklart oppgjør.
| Steg | Forventet resultat |
|---|---|
| Grunnlag | Bestilling og relevant faktisk leveranse kan forklares |
| Kontroll | Nødvendige opplysninger er vurdert av riktig rolle |
| Opprettelse | Riktig kunde og dokumentgrunnlag brukes |
| Sending | Valgt kanal og faktisk status følges |
| Videre arbeid | Avvisning, spørsmål og betaling har kjent mottaker |
Test én ferdig jobb og én mangel
I et konstruert scenario mangler kundereferanse på en ellers klar leveranse. Rutinen skal vise hvem som skaffer verdien og når saken tas opp igjen. Den skal ikke bare plassere alt på vent uten neste handling. Fakturagrunnlag og ordrereferanse gir arbeidsdelingen.
Følg utsending som egen handling
En sendefeil trenger undersøkelse før flere dokumenter opprettes. Sending av faktura og avvist faktura beskriver to spor.
ReAI kan brukes for programdelen. Aiak kan bidra med tjenestedelen. Konkret ansvar og systemoverføring må avklares i det faktiske opplegget.
Gjennomgå hvor ferdige oppdrag venter mest, og velg ett forbedringspunkt med ansvarlig. Det kan være tidligere materialkontroll eller en kjent sendestatusmottaker. Målet er en rutine som både får riktig dokument videre og håndterer avvik forståelig, uten at alle økonomispørsmål må vente på at den samme lederen finner tid til å rekonstruere oppdraget.
Avklar også reserve for viktige kontrolloppgaver. Hvis riktig ansvarlig er utilgjengelig, må en annen relevant rolle kunne finne gjeldende grunnlag og åpne spørsmål uten å starte hele avklaringen på nytt fra kundens første melding.
For gjentakende tjenester gir fakturering av serviceavtale et eget kontrollpunkt. Nøkkeltall for fakturaflyten kan støtte et avgrenset forbedringstiltak.