På denne siden
Oppdraget har et avtalt prisgrunnlag, men kontoret bruker faktiske timer og materialer som standardlinjer på fakturaen. Kunden blir usikker på hva beløpet gjelder og om oppgjøret er endret. Fakturaen bør følge den avklarte leveransen og betalingsmodellen, med tydelig forbindelse til det kunden faktisk valgte.
Kontroller gjeldende grunnlag først
Finn riktig tilbuds- eller ordreversjon, omfang, relevante vilkår og senere avklaringer. Hvilken juridisk virkning prisuttrykk og oppgjørsvilkår har, må vurderes konkret med relevant kompetanse. Denne guiden fastsetter ikke en generell rett til fakturering fra en intern ferdigstatus.
| Før dokumentet opprettes | Spørsmål til kontrollen |
|---|---|
| Leveranse | Hvilken avklart del gjelder beløpet? |
| Pris | Hvilket bekreftet grunnlag brukes? |
| Endring | Hvilket nytt omfang er faktisk avklart? |
| Tidligere dokument | Er noe allerede fakturert eller korrigert? |
| Beskrivelse | Kan kunden finne forbindelsen til bestillingen? |
Behold intern ressursbruk for oppfølging
I et konstruert scenario tok arbeidet flere timer enn intern kalkyle. Det gir et relevant spørsmål til etterkalkylen, men avgjør ikke alene kundens oppgjør. Etterkalkyle som prisgrunnlag og timegrunnlag til faktura gir forskjellige spor.
Endringsloggen skal vise eventuell relevant utvidelse. Nye ønsker, manglende intern kalkyle og faktisk endret leveranse må ikke samles som ett ubeskrevet ekstraarbeid.
Gjør kundens dokument lesbart
Bruk relevant leveransebeskrivelse og henvisning, med nødvendig dokumentasjon etter riktig vurdering. ReAIs fakturaveiledning viser programoppgaven. Avgift og øvrige formelle krav må vurderes korrekt for den faktiske leveransen.
Kontroller et utvalg avsluttede oppdrag fra kundens valg til siste dokument. En annen ansvarlig skal kunne se hva beløpet gjelder og hvordan tidligere fakturering eller endringer er håndtert. Det gir mer pålitelig økonomioppfølging enn en standardutskrift der interne timer tilfeldig blir brukt som både kalkyleforklaring, leveransebeskrivelse og kundens endelige oppgjørsmodell.
Kontroller også at beskrivelsen i dokumentet passer gjeldende versjon av kundens valg. En gammel standardtekst kan gjøre oppgjøret uklart selv om totalsummen er korrekt. Behold relevant referanse til avklart omfang, og gi senere spørsmål en kjent mottaker med tilgang til riktig grunnlag.