På denne siden
Rapporten viser en forfalt faktura, og en påminnelse vurderes. Men kunden kan allerede ha betalt, dokumentet kan være avvist eller en innsigelse kan ligge hos prosjektlederen. Forfallsoppfølging begynner med en kort statuskontroll, slik at neste kontakt gjelder den faktiske saken og riktig grunnlag.
Sjekk det som kan forklare posten
Kontroller riktig kunde og dokument, sendestatus, mottatte betalinger, kreditnotaer og relevant kundedialog. Juridisk krav, betalingsvilkår, frister, renter og eventuelle kostnader må vurderes konkret etter gjeldende regler med relevant kompetanse. En intern forfallsmarkering avgjør ikke alle disse forholdene alene.
| Statuskontroll | Relevant spørsmål |
|---|---|
| Sending | Hva er faktisk opprettet og sendt gjennom riktig kanal? |
| Betaling | Er mottatt beløp koblet korrekt? |
| Korreksjon | Finnes relevante dokumentendringer? |
| Kundedialog | Er det en konkret innsigelse eller avklart ordning? |
| Neste prosess | Hvem vurderer korrekt videre handling? |
Bruk riktig spor ved ulike årsaker
I et konstruert scenario har kunden sendt beskjed om feil ordrenummer til lokal prosjektkontakt. Kontoret trenger denne opplysningen før videre behandling. Avvist faktura og innbetaling og dokumentkobling gir praktiske kontroller.
Omstridt faktura krever en annen oppfølging enn en ordinær sen betaling. Purrerutine kan brukes når riktig grunnlag er vurdert.
Gi kundekontakten et kjent formål
Avklar hva virksomheten ønsker å få svar på: mottak, faktisk betalingsstatus eller nødvendig dokumentopplysning. Behold relevante svar gjennom vurderte personvern- og sikkerhetsrutiner, slik at saken kan følges av riktig ansvarlig.
ReAIs purreplanveiledning kan støtte program- og rutinedelen. Kontroller aktuelle regler og faktisk systemstøtte før prosessen automatiseres. Etterpå undersøker bedriften hvilke årsaker som gjentar seg, slik at manglende referanser eller uklare kundebeskjeder kan løses tidligere framfor å bli samme forfallsproblem hver periode.
Gi statusendringer en kjent vei tilbake til den som følger kunden. Dersom ny betaling eller relevant innsigelse kommer inn et annet sted, må oversikten oppdateres før neste handling. Ellers kan en gammel liste fortsette å styre prosessen selv om bedriften allerede har nødvendig ny informasjon.