Kreditnota: rett dokumentet med tydelig forbindelse til fakturaen

En faktura trenger korreksjon, og kunden ønsker saken ordnet raskt. Bedriften må finne hva som faktisk er feil og hvilken del av oppgjøret endringen gjelder. Kreditnotaen skal gi et tydelig rettingsspor, slik at opprinnelig faktura, korrekt dokument og eventuelt videre oppgjør fortsatt kan forklares.

Avklar faktum og korrekt behandling først

Finn relevant faktura, leveranse, tidligere betaling og grunnlaget for korreksjonen. Formelle krav, avgift, regnskapsmessig behandling og eventuell avtalevirkning må vurderes konkret med relevant kompetanse. En uavklart uenighet skal ikke automatisk slettes gjennom en generell dokumenthandling.

Bruk dokumentert funksjon med kjent grunnlag

ReAIs kreditnotaveiledning beskriver kreditnota med forbindelse til den opprinnelige fakturaen. Kontroller det faktiske grunnlaget og relevante opplysninger før handlingen bekreftes. En opprettet kreditnota er ikke alene dokumentasjon på at penger faktisk er tilbakebetalt.

I et konstruert scenario har kunden allerede betalt før feilen avklares. Da må dokumentkorreksjon og faktisk videre oppgjør undersøkes hver for seg. Innbetaling og dokumentkobling gir et relevant spor.

Behold forståelig status etterpå

Delkreditnota og omstridt faktura kan kreve forskjellige kontroller. Oppdatert kundeoversikt må fortsatt kunne vise hva som er åpent og hvorfor.

Aiak kan bidra i regnskapsdelen. Behold årsak, ansvar og relevant dokumentasjon med riktig tilgang. Da kan senere kontroll se en sammenhengende historie, framfor et gammelt dokument som forsvant fra oversikten og et nytt beløp som ingen lenger vet hvorfor ble sendt eller betalt.

Kontroller også hvem som følger eventuelle åpne oppgjør etter dokumenthandlingen. En tydelig korreksjonsreferanse må nå den som undersøker betaling, slik at saken ikke behandles som ferdig bare fordi et nytt dokument er opprettet.