På denne siden
Leverandørfakturaen har riktig prosjekt, så alle varelinjene sendes videre til kunden. Men noe ble returnert og noe gikk til et annet oppdrag. Materialgrunnlag til faktura trenger kontroll av faktisk leveranse og avtale, slik at et innkjøpsdokument ikke automatisk blir en full beskrivelse av kundens oppgjør.
Start med bestilt og levert omfang
Finn valgte produkter og relevant mengde- eller prisgrunnlag fra ordren. Sammenhold dette med dokumentert utførelse, eventuelle endringer og faktisk materialflyt. Juridisk oppgjørsgrunnlag, formelle dokumentasjonskrav og avgift må vurderes korrekt med relevant kompetanse.
| Materialspor | Kontroll før videre behandling |
|---|---|
| Valg | Hvilket produkt og hvilken relevant variant gjelder? |
| Mengde | Hva er faktisk levert eller brukt i oppdraget? |
| Prisgrunnlag | Hvilket avklart beregningsgrunnlag brukes? |
| Endring | Hva er senere byttet, lagt til eller tatt bort? |
| Avvik | Hvem følger rest, feil eller retur? |
Skill intern vareflyt fra kundens dokument
I et konstruert scenario flyttes ubrukt materiale til et annet oppdrag. Det trenger kjent dokumentasjon og korrekt økonomisk vurdering. Det er ikke i seg selv en konklusjon om hvordan begge kundene skal faktureres. Prosjektreferanse på kjøp og restmaterialer gir grunnlaget fra driften.
Materialvalg i tilbud og fakturalinjer trenger samme versjon. En intern varekode kan være nyttig, mens kunden fortsatt må kunne gjenfinne relevant leveranse.
Gi retur og korreksjon riktig videre spor
Et forventet leverandøroppgjør må holdes adskilt fra faktisk mottatt kreditnota og konkret vurdering av kundens oppgjør. Avtal hvem som følger slike åpne forhold og hvem som kontrollerer et senere dokument.
ReAI kan brukes for programdelen. Aiak kan bidra med regnskapsdelen.
Kontroller noen faktiske materiallinjer etter avsluttet arbeid. Målet er en faktura som kan forklares fra kundens bestilling og faktisk leveranse, samtidig som innkjøp, lager og retur fortsatt har korrekt dokumentasjon for sine egne økonomiske vurderinger.
Gi usikre mengder et konkret avklaringspunkt før de blir kundelinjer. Den som kjenner materialflyten, må kunne forklare forskjellen mellom kjøpt, brukt og returnert i den aktuelle leveransen, mens korrekt oppgjør vurderes separat.