På denne siden
Kunden avviser fakturaen fordi ordrenummeret mangler, selv om leveranse og beløp er forståelig. Kontoret finner nummeret i en gammel e-post, men er usikkert på hvilket felt som skal brukes. En referanserutine bør begynne ved bestilling, slik at nødvendige opplysninger følger arbeidet helt fram til oppgjøret.
Skill referansenes formål
Kundens innkjøpsordre, intern prosjektkode, bestillerreferanse og arbeidssted kan være forskjellige opplysninger. Avklar kundens faktiske fakturakrav og den relevante tekniske eller administrative bruken av feltene. Formelle fakturakrav og konkret avtalegrunnlag må vurderes med riktig kompetanse.
| Referanse | Spørsmål før utsending |
|---|---|
| Kundens ordre | Hvilken avklart bestilling gjelder dokumentet? |
| Bestillerreferanse | Hvilken verdi forventer mottakerens flyt? |
| Egen ordre | Hvordan finner bedriften fakturagrunnlaget igjen? |
| Prosjekt eller sted | Hvilken relevant del av leveransen skal være synlig? |
| Format | Er verdien lagt i riktig felt for leveringsmåten? |
Bekreft verdi og bruk hver for seg
I et konstruert scenario har kunden både ansattnummer og prosjektnummer. Begge er kjent, men riktig feltbruk må avklares før EHF sendes. EHF-grunnlag gir et videre kontrollspor. En referanse skrevet i en generell kommentar er ikke automatisk samme opplysning for mottakerens system.
Riktig fakturakunde og fakturagrunnlaget må være avklart. En referanse forklarer sammenhengen, men erstatter ikke forståelig leveransebeskrivelse.
Unngå at en gammel verdi blir standard for alt nytt
ReAI kan brukes for programdelen. Bekreft faktiske felt og leveringsmåte i det aktuelle opplegget før arbeidsflyten automatiseres.
Gi nye kundeoppdrag et enkelt kontrollpunkt for referanser. Ved avvisning registreres hvilken opplysning som manglet og hvordan den skal inn tidligere neste gang. Da blir et administrativt returproblem en konkret forbedring av bestillingsmottaket, framfor en fast oppgave der samme faktura må sendes på nytt fordi riktig nummer alltid finnes et annet sted enn hos den som oppretter dokumentet.
Gi kundens referanse en kjent kilde og oppdateringsansvarlig. Et nummer fra forrige prosjekt kan fortsatt se troverdig ut, så kontrollen bør gjelde den konkrete bestillingen og bekreftede leveransen før dokumentet opprettes.