På denne siden
Bedriften vil gjøre oppfølging enklere ved å samle flere oppdrag på én faktura. Men kunden bruker ulike ordrenumre eller steder som må behandles forskjellig. Samlefakturering trenger kontroll av oppdragenes fakturaopplysninger, slik at færre dokumenter fortsatt gir et forståelig og korrekt oppgjør for kunden.
Kontroller leveransene hver for seg først
Hver ordre må ha tilstrekkelig grunnlag, riktig kunde og relevant pris- og avgiftsvurdering. Samling gjør ikke en uavklart enkeltleveranse klar. Avtale, formelle krav og korrekt økonomisk behandling må vurderes med riktig kompetanse for faktiske forhold.
| Opplysning | Hvorfor den bør kontrolleres |
|---|---|
| Juridisk kunde | Flere kontaktpersoner kan gjelde forskjellige selskaper |
| Referanser | Kunden må kunne behandle de konkrete bestillingene |
| Betalingsgrunnlag | Ulike vilkår kan kreve separat håndtering |
| Leveransedetaljer | Sted, prosjekt og periode må være forståelig |
| Fakturagruppe | Ansvarlig ser hva som faktisk blir opprettet |
Bruk dokumentert programfunksjon med kjent grunnlag
ReAIs veiledning om samlefakturering beskriver at kompatible ordrer grupperes etter fakturadetaljer. Ulike opplysninger kan derfor gi separate fakturaer. Kontroller antall og innhold i gruppene før bekreftelse; den videre dokumentflyten må følge riktig vurdert grunnlag.
I et konstruert eksempel har samme kunde to oppdrag med ulike innkjøpsordrenumre. Bedriften må avklare kundens behov og relevant feltgrunnlag framfor bare å kopiere én referanse til alt. Ordre- og kundereferanser og riktig fakturakunde gir kontrollen.
Behold hvert oppdrag gjenfinnbart
Fakturalinjer og nødvendige henvisninger må gjøre grunnlaget forståelig. Samlingen bør støtte kundens behandling og virksomhetens kontroll, uten å gjemme forskjeller mellom leveransene.
Etter utsending kontrolleres relevant sendestatus og senere oppgjør. Hvis kunden trenger avklaring av én del, må ansvarlig kunne finne den uten å rekonstruere alle ordrene. Bruk erfaringen til å velge hvilke reelt sammenlignbare oppdrag som egner seg for en samlet flyt, framfor å gjøre samling til en automatisk regel hver gang navnet på kunden er det samme.
Avklar også hvem som undersøker en gruppe som blir annerledes enn forventet. En bruker bør kunne finne hvilken opplysning som skiller ordrene, framfor å endre felt tilfeldig bare for å få færre dokumenter.