På denne siden
Serviceavtalen har fast fakturering, mens kunden har endret antall enheter og oppfølging. Hvis ingen oppdaterer grunnlaget, sendes samme gamle beskrivelse videre. Gjentakende fakturering trenger en kjent kontroll av gjeldende avtale, slik at automatikk bygger på aktuelle avklaringer gjennom hele perioden.
Knytt oppgjøret til riktig avtaleperiode
Finn gjeldende kunde, omfang, relevant prisgrunnlag og hvordan perioden skal behandles. Juridisk oppgjørsrett, dokumentasjonskrav, avgift og eventuell periodisering må vurderes med relevant kompetanse for den faktiske tjenesten. Et aktivt systemoppsett er ikke alene en full vurdering av alle disse forholdene.
| Periodekontroll | Praktisk spørsmål |
|---|---|
| Avtale | Hvilken gjeldende versjon og periode brukes? |
| Kunde | Gjelder samme juridiske part og mottakergrunnlag? |
| Innhold | Er enheter, aktiviteter og relevante valg fortsatt riktige? |
| Endring | Hva er faktisk bekreftet fra hvilket tidspunkt? |
| Oppgjør | Hvilke tidligere dokumenter eller avklaringer påvirker perioden? |
Kontroller før neste automatiske hendelse
ReAIs abonnementsveiledning beskriver oppsett med faste intervaller og kontroll av kommende perioder. Undersøk faktisk funksjon og riktig opplegg for virksomheten før det brukes, særlig når grunnlaget er sammensatt eller skal endres.
I et konstruert scenario er en kundeendring avklart, men registrert bare i serviceverktøyet. Den som følger faktureringen, trenger samme relevante grunnlag før neste kjøring. Fornyelse av serviceavtale og serviceavtalens omfang gir kontrollspor.
Følg mottak og betaling videre
Sending av faktura må få kjent ansvar. Regelmessig dokumentopprettelse og faktisk innbetaling er forskjellige hendelser, så forfalte eller avviste poster trenger riktig oppfølging.
Aiak kan bidra med økonomidelen. Kontroller et utvalg aktive avtaler mot fakturagrunnlaget med jevne mellomrom. Målet er et opplegg som både kan gjennomføres og forklares, uten at en gammel standardlinje blir stående som beskrivelse av kundens tjeneste etter at den faktiske leveransen allerede er endret.
Gi avsluttede og endrede avtaler en tydelig vei til den som følger neste kjøring. En beskjed i kundedialogen oppdaterer ikke automatisk et separat faktureringsoppsett. Behold faktisk bekreftet grunnlag og kontroller når endringen er håndtert i den relevante arbeidsflyten.