På denne siden
En prosjektleder kan få ansvar for framdrift uten å vite om vedkommende kan flytte folk, godta endringer eller love kunden en ny frist. Da oppstår venting eller beslutninger på feil grunnlag. Eieren bør beskrive de viktigste avgjørelsene og hvem som faktisk har myndighet til å ta dem.
Kartlegg beslutninger som gjentar seg
Velg situasjoner som ofte skaper spørsmål: endret kundebehov, uavklart innkjøp, kapasitetskonflikt eller økonomisk avvik. Beskriv hva beslutningen gjelder og hvilket grunnlag den trenger. Ikke la en generell rollebeskrivelse som «ansvar for prosjekt» romme alle tenkelige faglige og økonomiske avgjørelser.
I et konstruert eksempel kan prosjektleder planlegge innenfor avtalt kapasitet, mens en endring som påvirker flere kundeavtaler trenger ledelsesavklaring. Teknisk valg må fortsatt vurderes av korrekt kompetanse. Det økonomiske mandatet gir ingen automatisk rett til å overstyre krav til forsvarlig faglig arbeid.
Avklar grensene med eksempler
Bruk delegert ansvar. Vis ett vanlig tilfelle og ett som skal videre. Hva kan avgjøres nå, hva må dokumenteres, og hvem skal kontaktes hvis nødvendig ansvarlig er borte? En grense uten tilgjengelig mottaker gir bare en annen type kø.
Dokumenter relevante avgjørelser i den aktuelle arbeidsflyten. En egen omfattende logg er ikke nødvendig for alt, men viktige kundeløfter og endringer må kunne gjenfinnes. Medarbeiderne skal ikke måtte tolke forskjellige muntlige svar som om de var et felles mandat.
Undersøk faktisk bruk
Ta noen relevante situasjoner til eierens ukereview. Ble de behandlet på riktig nivå? Var informasjonen tilstrekkelig? Ble en avklart beslutning senere omgjort uten at ansvarlig forsto hvorfor?
Aiak kan støtte regnskapsdelen når mandater påvirker økonomiflyten. Juridiske og tekniske roller trenger egen riktig vurdering. Bruk beredskap ved fravær til å prøve organiseringen. Et mandat som bare virker når eieren er tilgjengelig på telefon, er ofte fortsatt en personlig avhengighet. Gi endringer i mandat en kjent innføring, slik at kunder og medarbeidere møter samme faktiske arbeidsdeling framfor forskjellige forventninger fra forrige prosjekt.
Avklar også hvordan et midlertidig mandat avsluttes. En prosjektspesifikk fullmakt bør ikke bli behandlet som varig praksis i neste oppdrag uten vurdering. Den som mottar et kundeløfte, trenger å vite hvilken faktisk myndighet avsenderen hadde i den aktuelle situasjonen.