På denne siden
Når samme sak tas opp i flere møter uten å bli avgjort, mangler det ofte et kjent beslutningssted. Flere faste samlinger løser ikke nødvendigvis problemet. Eieren bør avklare hva som trenger løpende koordinering, hva som hører til prosjektet og hva som faktisk trenger ledelsesbeslutning.
Velg formålet før deltakerne
Et kort driftsmøte kan avklare dagens hindringer. Et prosjektmøte kan behandle framdrift og endringer innenfor eget mandat. Eierens ukereview bør ta de forholdene som trenger ledelsens valg. Ikke flytt alle detaljer oppover fordi eieren ønsker å være orientert.
I et konstruert eksempel diskuterer tre møter den samme kapasitetskollisjonen. Ingen deltaker vet hvem som kan prioritere mellom kundene. Først må beslutningsretten avklares. Deretter kan riktig møte behandle saken én gang med nødvendig grunnlag og relevant kompetanse.
Gi saken en kjent vei videre
Bestem hva deltakerne trenger før møtet, hvilke spørsmål som kan avgjøres og hva som skal dokumenteres. Et referat med mye diskusjon og ingen ansvarlig gir liten hjelp. Bruk konkret beslutning, neste oppgave og tidspunkt for oppfølging. Hold informasjon og personopplysninger avgrenset til det som faktisk er nødvendig.
Saker som mangler grunnlag, trenger en definert undersøkelse. Ikke gi dem en ny møteplass uten å bestemme hvem som skal skaffe hvilken informasjon. Dersom noen ikke har relevant myndighet eller kompetanse, må riktig ansvarlig inn i behandlingen framfor at gruppen stemmer fram et svar.
Undersøk om rytmen hjelper arbeidet
Bruk ledelsesinformasjon. Se om viktige forhold blir behandlet tidligere og om åpne oppgaver får oppfølging. Antall møter eller referater er ikke i seg selv et mål på god styring.
Aiak kan bidra med økonomidelen. Prøv også å ta bort eller forkorte en samling som ikke lenger har eget formål, med kjent ny vei for nødvendige saker. En god rytme gjør det tydelig hvor en medarbeider skal ta en uklarhet, når den blir behandlet og hvem som faktisk følger videre. Den skal gi mer ro til leveransen, framfor at fagfolk bruker samme informasjon i flere presentasjoner for de samme uavklarte spørsmålene.