På denne siden
Ekstern hjelp kan gi kapasitet og kompetanse, men virksomheten trenger fortsatt å forstå hva som faktisk blir gjort. «Ta administrasjonen» er for bredt til å gi en trygg arbeidsdeling. Beskriv oppgavene, nødvendig informasjon og hvordan resultatet skal brukes videre.
Avgrens leveransen
Velg konkrete oppgaver som bilagsoppfølging, lønnsgrunnlag eller en bestemt administrativ flyt. Skill regnskapsfaglig arbeid fra tekniske, juridiske og personalmessige beslutninger som trenger annen kompetanse. Avklar hvilke frister og forutsetninger som følger av faktisk avtale og gjeldende regler.
I et konstruert eksempel får en ekstern part ansvar for en definert regnskapsoppgave, mens prosjektleder fortsatt må gi korrekt leveransegrunnlag. Hvis informasjonen mangler, skal ekstern part ha kjent mottaker for avvik. Det er ikke en fungerende modell at leverandøren må gjette hvilket prosjekt en kostnad gjelder for å få perioden ferdig.
Gjør grensesnittet tydelig
Bruk delegert ansvar. Avklar tilgang, personopplysninger, avtalegrunnlag og nødvendige sikkerhetstiltak med riktig kompetanse. Ikke del en personlig konto for å gjøre oppstarten enklere.
Bestem hva virksomheten skal levere inn, hva den eksterne parten leverer tilbake og hvem som kontrollerer relevant resultat. Ledelsesinformasjon gir en modell for det eieren faktisk trenger å forstå. En rapport er ikke ferdig mottatt dersom ingen vet hvilken periode eller avgrensning den viser.
Behold en fungerende reserve og avslutning
Avklar hva som skjer ved fravær, feil eller avslutning av samarbeidet. Nødvendig grunnlag må kunne gjenfinnes og håndteres korrekt. Bruk beredskap ved fravær til å prøve arbeidsdelingen.
Aiak kan være relevant for økonomi- og regnskapsdelen. Avtal faktisk tjeneste og ansvar før arbeidet starter. Sammenlign også intern medvirkning og oppfølging når kostnader vurderes; ekstern pris alene viser ikke hele ressursbehovet. Eieren bør etter oppstart kunne forklare hvem som eier hver viktig oppgave og hvor et feilgrunnlag skal rettes. Da blir ekstern hjelp en forståelig del av driften, framfor en ny ukjent boks som alle antar at noen andre kontrollerer.
Prøv også en uvanlig sak før arbeidsdelingen regnes som innført. Hvis grunnlaget er ufullstendig eller en godkjenner er borte, skal riktig mottaker være kjent. En normal flyt uten avvik sier lite om hvordan samarbeidet håndterer en krevende periodeavslutning.