Fakturagrunnlag i malerfirmaet: gi ferdig arbeid en vei til oppgjør

Malerlaget er ferdig, men kontoret må spørre hva som ble gjort og hvilke endringer kunden bekreftet. Noen fakturaer blir liggende, andre sendes med uklare linjer og blir avvist. Økonomisk avslutning bør være planlagt i ordren, ikke en gjetning etter at laget har startet neste jobb.

Finn grunnlaget for beløpet

Koble opprinnelig bestilling, relevant prisavtale, levert omfang og godkjente endringer. Arbeidstid og materialforbruk kan ha forskjellige formål i fastprisoppfølging og en avtale etter regning. Registrert ressursbruk er ikke alene et ferdig kundekrav.

Flytt kontrollen framover

I et konstruert eksempel avvises fem ferdige oppdrag fordi kundens ordrenummer mangler. Det er et annet problem enn fem kunder som bestrider utførelsen. En kontroll ved bestilling kan derfor forbedre betalingsflyten uten at selve malerarbeidet endres.

Les næringslokale i drift og trappeoppgang i etapper. Den som praktisk tar imot laget er ikke nødvendigvis den som kan godkjenne et nytt beløp.

Behold dokumentasjon ved rettelse

Hvis en sendt faktura må endres, avklar årsak og korrekt dokumentasjon. Ikke skjul den opprinnelige hendelsen eller opprett et nytt krav uten å håndtere sammenhengen. ReAIs kreditnotaveiledning beskriver en relevant programoppgave.

Systemvalg for malerfirma bør bygge på denne arbeidsflyten. Ingen bestemt ferdig integrasjon er forutsatt, og et program avgjør ikke om kunden har bestilt et tillegg.

Følg tiden fra leveranse til klart grunnlag

Mål hvilke saker som venter, hvorfor og hos hvem. Ikke press alle gjennom ved å kalle dem ferdige, og ikke la ett uavklart tillegg stanse annet avklart grunnlag uten vurdering. En liten kø med konkrete neste steg gir eieren mer informasjon enn en stor liste over «ikke fakturert» som ingen vet hvordan skal lukkes.