Bestillingsbekreftelsen: kontroller hva leverandøren faktisk skal levere

Bestillingen er sendt med riktig produkt og ønsket dato. Leverandørens bekreftelse viser en annen variant og en senere levering, men dokumentet blir bare arkivert. En bestillingsbekreftelse trenger innholdskontroll, fordi den kan vise andre forutsetninger enn bedriften trodde den hadde bestilt. Mottatt er ikke det samme som kontrollert.

Sammenhold de vesentlige postene

Finn riktig egen bestilling og gjeldende behov. Kontroller produkt, mengde, enhet, prisgrunnlag, leveringssted og det faktiske tidsgrunnlaget. Hvorvidt dokumentet innebærer avtalt endring eller annen rettslig virkning, må vurderes konkret med relevant juridisk kompetanse ved behov; en intern status alene avgjør ikke dette.

Gi avvik en handling før videre planlegging

I et konstruert prosjekt er en ny variant foreslått som erstatning. Riktig fagkompetanse må vurdere egnethet og konsekvens, og bedriften må avklare hva som faktisk skal bestilles. Ikke la en formulering om «tilsvarende vare» automatisk bli nytt kundevalg eller teknisk grunnlag.

Bestillingsgrunnlaget og produktbytte bruker samme opplysninger. Leveringsplan må oppdateres når avklaringen endrer forutsetningene.

Behold kontrollsporet til senere økonomi

Den som kontrollerer leverandørfakturaen, trenger å finne gjeldende kjøpsgrunnlag og vesentlige endringer. Aiak kan bidra med regnskapsdelen.

Avtal hvem som mottar og vurderer bekreftelser når den vanlige bestilleren er borte. Et dokument som bare går til én persons e-post, kan stoppe hele kontrollen. En kjent oppdragsreferanse og ansvarlig gjør det lettere å reagere mens en endring fortsatt kan avklares, framfor å oppdage forskjellen når varen og laget allerede står på arbeidsstedet.

Gi bekreftelsen en tydelig status når noen fortsatt undersøker en forskjell. Da kan prosjektleder se at mottatt dokument ennå ikke er tilstrekkelig grunnlag for å love oppstart, og innkjøperen vet hvem som skal følge spørsmålet fram til faktisk avklaring.