På denne siden
Leverandøren leverer det som ble bestilt, men laget trenger noe annet. Feilen kan ligge i produktvariant, pakningsenhet eller at bestillingen brukte et gammelt kundevalg. Et godt bestillingsgrunnlag beskriver hele kjøpet, ikke bare et produktnavn som flere personer tolker forskjellig.
Knytt kjøpet til gjeldende oppgave
Begynn med prosjekt eller serviceordre og den arbeidsdelen materialet gjelder. Bruk riktig versjon av spesifikasjon og kundevalg. Teknisk egnethet, kompatibilitet og nødvendige krav må vurderes av relevant kompetanse; innkjøperen skal ikke gjette en erstatning fordi navnet ser lignende ut.
| Opplysning | Kontroll før sending |
|---|---|
| Produkt | Riktig identifikasjon og relevant variant |
| Mengde | Antall, måleenhet og pakningsgrunnlag |
| Referanse | Hvilken ordre og arbeidsdel kjøpet gjelder |
| Levering | Riktig sted, behovstidspunkt og mottaker |
| Avklaring | Hva som er bekreftet og hva som fortsatt mangler |
Test mengden med leverandørens enhet
I et konstruert eksempel trenger bedriften ti enkeltstykker, mens bestillingslinjen bruker ti pakker. Selv en riktig stykkpris i intern kalkyle kan da gi feil kjøp. Behold derfor hvordan leverandørens mengde og enhet er forstått, særlig ved nye produkter eller endret pakning.
Materialvalg i tilbud og tilbudssammenligning ved innkjøp gir inngangen. Et godt leverandørtilbud er fortsatt ikke en bestilling før riktig rolle faktisk har sendt eller avklart kjøpet.
Gjør siste endring synlig
Dersom en opplysning endres etter sending, følges den gjennom bestillingsbekreftelsen. En intern oppdatert produktlinje stopper ikke automatisk en gammel leveranse. Avtalevirkning og eventuelle returspørsmål må vurderes konkret.
Aiak kan bidra med regnskapsdelen. Gi den som senere kontrollerer fakturaen en kjent forbindelse til kjøpet. Da kan vedkommende undersøke beløp og leveranse uten å måtte finne den medarbeideren som husker hvilken muntlig variant kunden egentlig ønsket da materialet først ble diskutert.
Vis også hvem som kan svare dersom leverandøren trenger avklaring. Et kjøp med korrekt produktreferanse kan fortsatt stoppe hvis spørsmålet går til en medarbeider som er borte. Avklar en praktisk reservevei og behold svaret sammen med gjeldende bestilling.
Hvis kunden selv kjøper varen, trenger kundelevert materiale et eget leveransegrunnlag.