På denne siden
Noe av bestillingen kommer som planlagt, og resten skal følge senere. Bedriften bruker delene som finnes, mens den åpne resten forsvinner fra planleggingen. Delleveranser trenger både mottakskontroll og videre oppfølging. Hele ordren kan verken behandles som ubesvart eller som komplett uten å skille delene.
Vis tre mengder med samme enhet
Behold avklart bestilt mengde, faktisk mottatt mengde og det som gjenstår etter kjent grunnlag. Kontroller enhet og pakning før tall trekkes fra hverandre. Hvis et produkt er byttet eller kansellert, må den endrede bestillingen avklares separat; en differanse i et ark forteller ikke alene hva leverandøren nå skal levere.
| Status | Kontrollspørsmål |
|---|---|
| Bestilt | Hva gjelder gjeldende kjøpsgrunnlag? |
| Mottatt | Hva er faktisk registrert og kontrollert? |
| Gjenstående | Hvilken leveranse venter bedriften fortsatt på? |
| Endret | Hva er bekreftet byttet, stoppet eller justert? |
| Fakturert | Hvilke deler dekker det mottatte dokumentet? |
Undersøk hva prosjektet faktisk kan gjøre
I et konstruert scenario kommer mye av materialet, men den delen som trengs først, mangler. Leveransens størrelse sier da lite om fremdriften. Leveringsplanen og varemottaket må bruke samme referanse.
Unngå dobbel bestilling ved usikker rest
Før bedriften kjøper erstatning, avklar gjenværende originalbestilling og relevant avtaleprosess. Dobbelbestilling gir et eget kontrollspor. En muntlig forventning om at resten kanskje ikke kommer, er ikke tilstrekkelig grunnlag for å behandle kjøpet som stoppet.
Aiak kan bidra i regnskapsdelen. Avtalevirkning og riktig periodisering må vurderes konkret med relevant kompetanse. Behold åpne poster til de har en kjent faktisk status, slik at økonomiansvarlig kan forklare om en faktura gjelder full eller delvis leveranse uten å måtte gjette ut fra totalsummen eller hvem som sist var på arbeidsstedet.
Gi den åpne resten et konkret tidspunkt for ny vurdering. En gammel dato uten kjent oppfølging kan ellers bli stående som bekreftet kapasitet i flere prosjektplaner. Når status endres, må både innkjøp og berørt prosjektleder få samme opplysning.