På denne siden
En leveranse er usikker, og prosjektleder ber en annen medarbeider ordne varen. Den opprinnelige ordren er ikke avklart, og begge leverandører leverer. Dobbelbestilling oppstår ofte i overgangen mellom personer og statuser, ikke bare fordi noen trykket to ganger. Bedriften trenger en forståelig måte å finne det samme behovet på.
Gi behov og kjøp en kjent forbindelse
Bruk prosjekt, arbeidsdel og relevant produktgrunnlag når nytt kjøp vurderes. Undersøk faktisk beholdning, reservasjon og åpne bestillinger med kjent status. Et ønsket kjøp, en sendt ordre og en mottatt vare må ikke vises som samme hendelse dersom oversikten skal hjelpe beslutningen.
| Før ny bestilling | Kontrollspørsmål |
|---|---|
| Behov | Er dette samme oppgave som allerede er fulgt opp? |
| Beholdning | Finnes riktig vare faktisk tilgjengelig? |
| Åpent kjøp | Hva er bestilt og hva er bekreftet? |
| Endring | Er tidligere ordre faktisk stoppet eller bare forespurt endret? |
| Beslutning | Hvem kan bekrefte et nytt eller alternativt kjøp? |
Behandle usikker levering som egen sak
I et konstruert prosjekt er restleveringen senere enn ønsket. En erstatningsbestilling kan være aktuell, men den gamle ordren trenger fortsatt kontroll. Delleveranser og bestillingsbekreftelse gir nødvendig grunnlag.
Hastekjøp må derfor sjekke åpne kjøp før en ny ordre sendes. Avtalevirkning, kansellering eller retur må vurderes konkret med relevante parter og juridisk kompetanse ved behov.
Følg begge ordrene hvis feilen allerede har skjedd
Ikke slett det ene sporet for å gjøre oversikten pen. Registrer faktisk leveranse og avklar videre behandling. Aiak kan bidra i økonomidelen.
Bruk hendelsen til å finne den konkrete overgangen som sviktet: manglende referanse, utdatert leveringsstatus eller uklart bestillingsansvar krever forskjellige tiltak. En generell påminnelse om å kontrollere mer hjelper lite dersom den som kjøper fortsatt ikke har tilgang til et forståelig sted der bedriftens åpne kjøp faktisk finnes.
Gi avsluttede og stoppede kjøp en tydelig status i samme oversikt. Når historikk og åpne bestillinger kan skilles, trenger ikke medarbeideren å ringe flere personer bare for å finne ut om en gammel varelinje fortsatt representerer en reell forventet leveranse.