På denne siden
Varen på stedet er ikke det laget forventet. Den kan være feil levert, feil bestilt eller en uavklart produktendring. Feilleveranse må undersøkes fra faktisk grunnlag, framfor å gi leverandøren eller bestilleren en automatisk forklaring. Først da kan bedriften velge riktig neste handling.
Beskriv forskjellen konkret
Finn gjeldende bestilling, relevant bekreftelse og mottatt vare. Registrer identifikasjon, mengde og det konkrete avviket. Faglig egnethet eller bruk av et alternativ må vurderes av riktig kompetanse; et presset prosjekt skal ikke bruke en uavklart vare bare fordi den allerede står på stedet.
| Spor | Spørsmål som må undersøkes |
|---|---|
| Bestilling | Hva ba bedriften faktisk om? |
| Bekreftelse | Hvilket grunnlag ble opplyst og eventuelt avklart? |
| Mottak | Hva kom og hvilken forskjell er dokumentert? |
| Gjennomføring | Hvilket arbeid påvirkes nå? |
| Videre prosess | Hvem avklarer vare, retur og økonomigrunnlag? |
Skill undersøkelse fra ny bestilling
I et konstruert scenario ser et produkt annerledes ut enn forventet. Før det bestilles erstatning, undersøkes riktig variant og eventuelt endret bestillingsgrunnlag. Bestillingsbekreftelsen og produktbytte gir relevante spor.
Eventuelle rettigheter, varsling, frister og ansvar må vurderes ut fra avtalen og relevant regelverk med riktig kompetanse. En generell intern avviksregistrering erstatter ikke nødvendig kommunikasjon eller vurdering av den konkrete saken.
La plan og økonomi følge samme avklaring
Retursporing trenger en ansvarlig hvis materiale skal tilbake. Prosjektleder må samtidig vurdere rekkefølge, ressurser og hva kunden faktisk kan loves videre.
Aiak kan bidra til økonomidelen. En forventet kreditnota eller ny leveranse bør ikke behandles som sikker før grunnlaget er avklart. Etterpå undersøker bedriften hvor forskjellen først kunne vært oppdaget, slik at tiltaket blir bedre spesifikasjon, bekreftelseskontroll eller mottak framfor bare en generell beskjed om å være mer nøye neste gang.
Behold også hvem som undersøker neste steg hos leverandøren. Flere parallelle henvendelser kan gi ulike svar og doble tiltak. Én kjent sak med referanser gjør det lettere å forklare hva bedriften faktisk fikk bekreftet og hva som fortsatt venter.