På denne siden
Laget står uten en nødvendig del, og en medarbeider kjøper den første som ser riktig ut. Etterpå mangler dokumentet, prosjektkoblingen og forklaringen på hvorfor kjøpet ble gjort. Hast trenger en kortere kjent arbeidsflyt, ikke en generell tillatelse til å gjette produkt eller la dokumentasjonen forsvinne.
Finn hva som faktisk må løses
Beskriv hindringen og la relevant fagkompetanse vurdere produktgrunnlaget. Et alternativ må være faglig egnet; rask levering er ikke tilstrekkelig kriterium. Undersøk også om riktig vare allerede finnes på lager eller i en åpen bestilling før nytt kjøp gjøres.
| Før kjøpet | Minimumsgrunnlag |
|---|---|
| Behov | Hvilket konkret arbeid hindres? |
| Produkt | Hvilken vurdert vare og mengde trengs? |
| Beslutning | Hvem kan bekrefte kjøpet etter intern rutine? |
| Tilgjengelighet | Er varen faktisk klar der den skal hentes eller leveres? |
| Referanse | Hvilket prosjekt eller lagerformål gjelder kjøpet? |
Vurder hele opplegget, også reisen
I et konstruert scenario er en vare tilgjengelig hos en leverandør langt unna. Henting kan være riktig, men binder tid og påvirker annet arbeid. Sammenlign det faktiske opplegget med relevante alternativer, uten å love at en kundes opprinnelige pris eller dato automatisk endres av den interne beslutningen.
Innkjøpsfullmakt og dobbelbestilling gir to viktige kontroller. Reise og pris forklarer økonomidelen.
Samle dokumentet mens hendelsen er kjent
Behold relevant kjøpsdokumentasjon og hva varen gjaldt gjennom virksomhetens avklarte rutine. Hvis noen har lagt ut privat, må riktig behandling av oppgjøret vurderes separat for faktiske forhold og organisasjonsform. Et kortnotat uten dokument er ikke automatisk tilstrekkelig regnskapsgrunnlag.
Aiak kan bidra i regnskapsdelen. Gjennomgå senere hvorfor behovet kom sent. Manglende bestillingskontroll, feil mengde og en ny kundebestilling trenger forskjellige tiltak. Et kjent hasteopplegg gjør dagens situasjon mer håndterbar, men bør også gi et grunnlag for å unngå at samme uavklarte kjøp gjentas på neste oppdrag.
Avklar hvem som får kjøpsgrunnlaget hvis vanlig økonomikontakt ikke er tilgjengelig. Hastehendelsen bør ikke bli en kvittering som bare finnes på en privat telefon. Bruk virksomhetens godkjente rutine med relevant tilgang og faktisk oppdragsreferanse.