På denne siden
Montøren trenger en del, prosjektleder bestiller og økonomiansvarlig mottar fakturaen. Ingen har samlet hvilket oppdrag varen gjelder eller om hele leveransen kom. Innkjøpsflyten binder sammen behov og faktisk oppgjør, slik at et praktisk kjøp ikke blir et regnskapsproblem flere uker senere.
Se hele kjeden før et nytt verktøy velges
Kartlegg hvem som kjenner behovet, hvem som kan bestille og hvem som kontrollerer at riktig vare er mottatt. Deretter beskrives overføringen til økonomi. Samme person kan gjøre flere oppgaver, men ansvaret skal fortsatt være tydelig. Faglig egnethet og riktig spesifikasjon må vurderes av relevant kompetanse.
| Hendelse | Grunnlag som bør følge |
|---|---|
| Behov | Oppgave, relevant produkt og riktig prosjekt |
| Bestilling | Avklart omfang, leverandør og referanse |
| Mottak | Faktisk vare, mengde og eventuelle avvik |
| Faktura | Dokument som kan sammenholdes med leveransen |
| Avslutning | Retur og øvrige åpne poster har kjent status |
Bruk ett konkret kjøp som prøve
I et konstruert scenario bestilles materiale til prosjekt A, men deler brukes på prosjekt B. Den faktiske flyttingen må få en kjent behandling, ellers vil begge prosjektenes kostnadsbilde kunne bli feil. Et systemfelt med første prosjektnummer er ikke bevis for hvor varen til slutt ble brukt.
Bestillingsgrunnlag og prosjektreferanse på kjøp gir to sentrale overganger. Varemottak knytter bestillingen til hendelsen.
Gi avvik en kjent mottaker
Feil produkt, delvis levering og forventet retur krever forskjellige handlinger. Ikke send alle spørsmål til en generell innboks uten avklart eier. Relevant avtale- og regnskapsmessig behandling må vurderes konkret med riktig kompetanse ved behov.
Aiak kan bidra til regnskapsdelen. Først når den manuelle flyten er forståelig, undersøkes hvilke deler et system faktisk støtter. Da kan valget rette seg mot en kjent flaskehals, framfor en antakelse om at en ny bestillingsknapp også løser mottak, retur og manglende oppdragsreferanser av seg selv.
Gi hvert åpent spørsmål en kjent mottaker og neste handling. En felles oversikt trenger ikke være avansert, men den må vise om saken venter på lager, bestiller, leverandør eller økonomiansvarlig før neste ledd kan gå videre.
Ved valg av verktøy gir system for materialflyt en konkret testmodell.