På denne siden
En kreditnota kommer inn uten tydelig prosjektkobling. Økonomiansvarlig ser et negativt beløp, mens prosjektleder fortsatt venter på returavklaringen. Korrigeringen trenger forbindelse til den faktiske hendelsen, slik at samme retur ikke blir oversett eller trukket fra to ganger i ulike oversikter.
Finn hva dokumentet viser til
Kontroller leverandør, referanse til opprinnelig grunnlag og hva som faktisk korrigeres. Det kan gjelde mengde, pris, retur eller en annen avklart sak. En kreditnota på deler av kjøpet er ikke bevis for at hele leveransen er avsluttet. Eventuelle avgifts- og regnskapsspørsmål må vurderes med relevant kompetanse.
| Kontrollspor | Praktisk spørsmål |
|---|---|
| Kjøp | Hvilken bestilling og hvilket dokument gjelder korrigeringen? |
| Hendelse | Er grunnlaget retur, prisavvik eller noe annet? |
| Omfang | Hvilke varer, mengder eller poster er med? |
| Forskjell | Stemmer dokumentet med det som faktisk er avklart? |
| Oppgjør | Hvordan følges leverandørkonto og eventuell videre betaling? |
Skill dokument fra penger på konto
En kreditnota er ikke automatisk en innbetaling til banken. Riktig videre behandling av oppgjør, avregning eller åpen post må avklares konkret. Ikke bruk beløpet som fri likviditet uten kjent faktisk betalingsgrunnlag. Pris og kontantbehov gir et praktisk skille.
I et konstruert scenario gjelder dokumentet én av to returnerte varelinjer. Retursporing må fortsatt vise hva som gjenstår. En grønn status på første mottatte kreditnota skal ikke lukke den andre linjen uten grunnlag.
Oppdater riktig prosjekt og åpne kjøp
Prosjektreferanse på kjøp og forpliktede kjøp bruker samme forbindelse.
Aiak kan bidra i regnskapsdelen. Behold avklaringen ved vesentlige forskjeller, og sørg for at den som følger returen får beskjed. Da kan prosjektleder bruke et kontrollert kostnadsbilde uten å anta at et negativt dokument enten løste hele saken eller ikke hadde noen betydning for det opprinnelige kjøpet.
Gi korrigeringen riktig status også i den operative oversikten. Dersom dokumentet er mottatt, men en forskjell fortsatt undersøkes, må det være synlig. Ellers kan samme retur få to ansvarlige som begge tror den andre allerede har avsluttet hele saken.