Leverandørfakturakontroll: sammenhold kjøp, mottak og dokument

Fakturaen sendes til den som bestilte, og får et raskt godkjenningsklikk. Men bestilleren har ikke sett mottaket, og en endring i betalingsopplysningene er ikke undersøkt. Fakturakontroll trenger både leveransegrunnlag og riktig økonomisk prosess. Ett navn på dokumentet er ikke bevis for at alle forhold er vurdert.

Del kontrollen i forståelige spor

Finn riktig leverandør og kjøpsreferanse, og sammenhold produkt, mengde, prisgrunnlag og relevant levering. Avklar riktig regnskaps- og avgiftsbehandling med kompetansen som har ansvar for dette. Intern godkjenning og faktisk betaling skal følge virksomhetens vurderte sikkerhets- og fullmaktsrutiner.

Ikke bekreft endret konto fra samme melding

Norsk helsenetts råd om svindelbekjempelse beskriver behovet for kontroll når betalingskonto endres. Bruk en uavhengig kjent kontaktvei og virksomhetens godkjente prosess, framfor bare å svare på den nye meldingen eller bruke kontaktopplysninger fra den. Ikke omgå kontrollen fordi avsenderen hevder at det haster.

Gi faktiske forskjeller en eier

I et konstruert eksempel er bare deler av bestillingen mottatt. Delleveranser og varemottak må gi en kjent avklaring. Betalings- og avtalevirkning ved uenighet må vurderes konkret, ikke avgjøres av en generell automatisk regel.

Aiak kan bidra med økonomidelen. Kreditnota fra leverandør bruker samme referanse. Behold hvem som avklarer åpne poster, slik at kontrollen både kan stoppe et uavklart grunnlag og få et korrekt dokument videre uten unødvendig venting hos daglig leder.

Bruk en konkret avklaringsliste når dokumentet ikke kan gå videre. Spør hvem som kan bekrefte mottatt vare eller forklare prisforskjellen, og behold neste handling. En generell status som avvist hjelper lite hvis ingen vet hva som må undersøkes før riktig videre behandling kan vurderes.