På denne siden
To leverandører har gitt tilbud på materialer, og den laveste totalen velges. Senere kommer separat frakt, og deler av leveransen gjelder en annen produktvariant. Tilbudssammenligning må begynne med innholdet, før beløpene rangeres. En lav total med mindre eller annet omfang er ikke automatisk et rimeligere alternativ.
Lag én felles bestillingsbeskrivelse
Bruk riktig produktgrunnlag, mengder og enheter, leveringssted og relevant behovstidspunkt. Faglig egnethet og eventuelle alternativer må vurderes av riktig kompetanse. Ikke behandle «tilsvarende» som bekreftet samme leveranse uten en konkret vurdering av hva som faktisk tilbys.
| Sammenligningspunkt | Hva du kontrollerer |
|---|---|
| Produkt | Identisk eller faglig vurdert alternativ? |
| Mengde | Samme enhet, pakning og faktisk antall? |
| Tillegg | Frakt eller andre avklarte kostnadsposter? |
| Tid | Konkret leveringsgrunnlag for dette kjøpet? |
| Vilkår | Hva gjelder bestilling, endring og oppgjør? |
Gjør forskjeller synlige i stedet for å gjette
I et konstruert eksempel inkluderer tilbud A levering til arbeidsstedet, mens B krever henting. Sammenligningen trenger da et kjent grunnlag for egen tids- og transportbruk. Det skal ikke legges til en tilfeldig standardsum bare for å gjøre arket komplett. Uavklart grunnlag får en ansvarlig og et konkret spørsmål til leverandøren.
Bestillingsgrunnlaget og leverandørvalg gir rammen. Påslag og margin trenger samme definisjoner.
Behold tidspunkt og forutsetning
Et tilbud kan ha et bestemt gyldighets- eller leveringsgrunnlag. Kontroller hva som faktisk gjelder når bestillingen skal gjøres, og avklar kontraktsvirkning med relevant kompetanse ved behov. En gammel sammenligning er ikke automatisk bekreftet pris for neste prosjekt.
Aiak kan bidra med regnskapsdelen. Behold valgt alternativ og hvorfor det ble valgt, særlig ved vesentlige forskjeller. Sammenlign senere faktisk levering med antakelsene, slik at neste leverandørvurdering bygger på erfaring med samme type oppdrag framfor bare hvem som en gang hadde lavest tall i en e-post.
Kontroller også avgiftsgrunnlaget når beløpene settes ved siden av hverandre. Bruk sammenlignbare beløp og avklar relevante avgiftsforhold med økonomikompetanse. En total med avgift og en total uten avgift skal ikke behandles som en faktisk prisforskjell mellom leverandørene.