På denne siden
Hovedlageret telles, men materialer i biler og ute på oppdrag blir glemt. Andre varer telles to ganger fordi en flytting skjer underveis. En brukbar varetelling trenger et avklart omfang og en kjent prosess, slik at fysisk beholdning kan vurderes sammen med riktig regnskapsgrunnlag.
Avklar krav før tellelisten lages
Altinn om varetelling beskriver grunnleggende krav og praktisk forberedelse. Hva som gjelder virksomheten, tidspunkt, dokumentasjon og verdsetting, må vurderes konkret med relevant regnskapskompetanse. En operativ beholdningsliste er ikke automatisk fullstendig lovpålagt dokumentasjon.
| Praktisk forberedelse | Spørsmål før telling |
|---|---|
| Steder | Hvor kan relevant varebeholdning faktisk finnes? |
| Enheter | Er varetype og måleenhet forståelig? |
| Bevegelse | Hvordan håndteres uttak og mottak mens telling pågår? |
| Ansvar | Hvem teller, kontrollerer og undersøker forskjeller? |
| Grunnlag | Hvordan beholdes nødvendig dokumentasjon? |
Skill antall fra vurdert verdi
I et konstruert eksempel ligger åtte enheter i hyllen og to i en bil. Før tallene summeres, må identitet, formål og riktig telleomfang kontrolleres. Hva varene skal verdsettes til, er et eget spørsmål med nødvendig regnskapsmessig og eventuelt skattemessig vurdering. Ikke skriv ned verdien til null bare fordi en vare ikke ble brukt sist måned.
Bil og lager og restmaterialer gir viktige innganger. Retursporing trenger også kjent grunnlag.
Undersøk forskjeller før systemet justeres
Et avvik kan skyldes feil enhet, manglende registrering eller at en vare faktisk er brukt. Behold hva som ble funnet og hvordan forskjellen ble vurdert. En direkte endring av saldo uten forklaring gir lite læring om materialflyten.
Aiak kan bidra i økonomidelen. Avtal overføring av tellegrunnlaget og hvem som svarer på spørsmål fra driften. Bruk deretter erfaringen til å forbedre de bevegelsene som stadig skaper forskjeller, framfor å vente til neste telling med de samme uklare uttakene og plasseringene.
La tellingen ha en kjent vei for spørsmål underveis. Hvis en vare eller enhet er uklar, markeres behovet for vurdering framfor å fylle inn en tilfeldig mengde. Det gjør etterarbeidet mer kontrollerbart for både lageransvarlig og regnskapsfører.