På denne siden
Leverandørfakturaen viser hva bedriften er belastet for, mens kundeavtalen sier noe om egen leveranse og pris. De to dokumentene skal kunne henge sammen, men er ikke samme kontroll. Et korrekt kjøp blir ikke automatisk en riktig kundelinje, særlig når prosjektet har fastpris eller delvis kundelevert materiale.
Kontroller først det som faktisk ble mottatt
Koble leverandørens dokument til bestilling, mottak og eventuelle avvik. Feil vare, dobbelt fakturering og uavklart retur trenger egne oppfølgingsoppgaver. Regnskapsmessig behandling og avgift må avklares faglig ut fra faktiske forhold, ikke bare navnet på varen.
I et konstruert oppdrag kommer en leverandørfaktura for hele innkjøpet, mens noen varer er avtalt returnert. Kundeprisen er en avklart fast leveranse. Det er da to forskjellige spørsmål: om leverandørkravet er riktig, og om kundens beløp følger avtalen. En forventet kreditnota endrer ikke automatisk kundens pris.
| Kontroll | Hva den skal besvare |
|---|---|
| Kjøp | Hva ble bestilt, mottatt og belastet? |
| Prosjekt | Hvilken leveranse gjelder ressursen? |
| Kunde | Hva er faktisk avtalt og godkjent? |
| Rettelse | Hvilket opprinnelig dokument må følges videre? |
Les materialbestilling og parti og restpaller og retur. Samme vareavvik må ikke bli økonomisk korrigert flere ganger gjennom ulike spor.
La endringer få godkjent grunnlag
Ekstra registrert ressursbruk er viktig intern informasjon, men er ikke alene en bekreftet bestilling. Tilbud i næringslokaler viser hvorfor riktig kontakt bør finnes tidlig.
ReAIs fakturaveiledning kan brukes når grunnlaget er klart. Hvis et sendt dokument må rettes, må sammenhengen med originalen håndteres korrekt; ikke rediger bort den gamle hendelsen for å gjøre prosjektlisten penere.
Gjør avvisningene konkrete
Skill referansefeil, manglende vedlegg og faktisk uenighet om pris eller leveranse. Da kan eieren forbedre riktig del av arbeidsflyten. Et system kan hjelpe med status og dokumentkobling, men kan ikke gjette hvilken prisavtale kunden faktisk bekreftet eller hvilke varer som endelig ble godkjent returnert.
Gi det uavklarte beløpet en neste kontroll med dato og ansvarlig. En faktura i en generell ventemappe blir lett glemt selv om selve leveransen var ferdig avklart for lenge siden.
Hvis grunnlaget ofte stopper mellom arbeidsleder og kontor, prøv systemvalg for murerbedriften. En konkret prøve med vareavvik og rettelse viser mer enn en generell funksjonsliste.