På denne siden
Flisleggerbedriften har et avklart kundevalg, men bestillingen sendes fra et eldre ark. Leverandørens bekreftelse blir arkivert uten kontroll, og forskjellen oppdages først når materialet kommer. Produktidentiteten må følge hele bestillingen, ikke bare kundenes første prøve.
Gi innkjøpet et konkret grunnlag
Behold valgt produkt, relevante partiinformasjoner, mengdegrunnlag, leveringssted og prosjekt. Hvilke tekniske egenskaper og partiforhold som er viktige, må vurderes av riktig kompetanse. Denne guiden avgjør ikke om to produkter eller partier kan kombineres i en bestemt løsning.
I et konstruert eksempel finnes to produktvarianter med nesten samme navn. Et generelt fritekstfelt er da et svakt bestillingsgrunnlag. Kontroller konkret leverandørreferanse og relevant bekreftelse opp mot det faktisk avklarte valget, ikke bare totalsummen.
Skill statusene hos leverandøren
| Status | Det kontoret må vite |
|---|---|
| Prisforespørsel | Om tilbudet fortsatt gjelder og hva det omfatter |
| Reservasjon | Hvilke vilkår og hvilken periode som er avklart |
| Bestilling | Hvilken konkret leveranse som er bekreftet |
| Mottak | Hva som faktisk kom og hvilke avvik som må følges |
Les flisformat og kalkyle og kapp og svinn. En bekreftet mengde må passe både prosjektets versjon og faktisk pakningsgrunnlag.
La en endring stoppe den gamle versjonen
Hvis kunden velger nytt materiale, avklar hva som allerede er bestilt og hvordan leverandøren skal bekrefte endringen. Ikke la både gammel og ny bestilling fortsette uten vurdering. Restpaller og retur beskriver neste økonomiske steg.
Aiak kan bidra til økonomidelen. Teknisk produktvalg og avtalevilkår må vurderes separat; en regnskapsføring bekrefter ikke at rett vare er levert.
Gjør mottakskontrollen nyttig
Gi avvik en ansvarlig, leverandørkontakt og neste steg. En skade, feil vare og forsinkelse er forskjellige hendelser som ikke bør få samme standardstatus. Behold sammenheng med prosjektets fremdrift slik at kontoret kan se om et uavklart materialavvik også har gjort neste planlagte arbeidsdag usikker.
Avklar stedfortreder ved fravær. Leverandøren trenger ett tydelig kontaktpunkt for endringer, slik at to ansatte ikke samtidig bekrefter ulike varer eller datoer for samme bestillingsreferanse.