På denne siden
Den første jobben er levert, og eieren vil få betalt. Før fakturaen sendes, bør bedriften kunne forklare hvem kunden er, hva som er levert og hvilket grunnlag beløpet følger. Et salgsdokument er sluttpunktet for en avklart leveranseflyt, ikke en måte å gjette hva som skjedde på oppdraget.
Finn kundens konkrete grunnlag
Knytt riktig juridisk kunde, bestilling og eventuelle godkjente endringer sammen. Avklar kundens faktiske referansekrav. Riktig dokumentinnhold og avgiftsbehandling må vurderes etter aktuelle regler for leveransen; tabellen nedenfor er en arbeidsflyt, ikke en fullstendig juridisk sjekkliste.
| Før sending | Kontrollspørsmål |
|---|---|
| Virksomhet | Gjelder dokumentet riktig selger og kunde? |
| Leveranse | Kan beløpet forklares fra avtalt arbeid? |
| Endring | Er eventuelt ekstraarbeid faktisk avklart? |
| Referanse | Har kunden gitt nødvendige bestillingsopplysninger? |
| Status | Er mva-oppsett og øvrig behandling riktig vurdert? |
I et konstruert eksempel tar lokal kontakt imot arbeidet, men kunden krever faktura til en annen juridisk virksomhet med ordrenummer. En kontroll ved bestilling er da bedre enn å sende først og håndtere avvisning senere. Feil referanse og faktisk uenighet om arbeid er forskjellige saker.
Ikke gjett mva. fra beløpet
Mva-registrering ved oppstart forklarer den relevante overgangen. Skatteetatens registreringsveiledning presiserer at du ikke skal fakturere med mva. før virksomheten er registrert. Få konkret behandling vurdert dersom overgangen eller dokumentet er uavklart.
Bruk programmet på kjent grunnlag
ReAIs fakturaveiledning beskriver en relevant programoppgave. Programmet kan støtte dokumenteringen, men vet ikke automatisk hva kunden bestilte eller hvilken juridisk part avtalen gjelder.
Første kundeavtale og regnskap fra første dag bør kunne finnes med samme oppdragsreferanse.
Følg betalingen og eventuell rettelse
Behold dokumentet og faktisk oppgjør i samme flyt. Hvis noe må korrigeres etter sending, avklar årsak og riktig behandling framfor å redigere bort historikken eller opprette et parallelt nytt krav. Første faktura er en god prøve på om bestilling, leveranse og økonomi faktisk henger sammen før bedriften får mange flere oppdrag samtidig.
For den videre driften gir fakturagrunnlag etter oppdrag og faktureringsrutine en løpende modell.