På denne siden
Prosjekt A og B har begge en gjennomtenkt plan. Problemet er at samme ressurs står i begge mandag morgen, mens en tredje kunde trenger oppfølging. Felles kapasitet må planlegges på tvers av prosjektene, ellers kan hver lokal løsning bli en ny konflikt i en annen leveranse.
Begynn med de delte begrensningene
Se relevant fagkompetanse, utstyr, kjøretøy og ledelseskapasitet. Knytt ressursbehovet til faktiske arbeidsdeler og tidspunkt, ikke bare hele prosjektperioden. Faglige kvalifikasjoner, forsvarlig arbeid og relevante avtaler må vurderes med riktig kompetanse. En samlet kalender kan vise en konflikt, men løser den ikke alene.
| Oversikt | Hva bedriften trenger |
|---|---|
| Prosjektbehov | Hvilken arbeidsdel trenger ressursen og når? |
| Samlet belastning | Hvor brukes samme ressurs flere ganger? |
| Fleksibilitet | Hvilken rekkefølge kan faktisk endres? |
| Forpliktelse | Hva er allerede bekreftet til kundene? |
| Beslutning | Hvem kan prioritere og følge konsekvensen? |
Kontroller overgangene, ikke bare besøkene
I et konstruert scenario kan en spesialist delta på to steder samme dag, men nødvendig transport og dokumentasjon gjør opplegget urealistisk. Reise i planen og små oppgaver gjennom dagen må derfor bruke samme ressursgrunnlag.
Kompetansematrise kan vise om et alternativ faktisk finnes. Det skal ikke antas at enhver ledig medarbeider kan løse den samme arbeidsdelen uten videre vurdering.
Gi omprioritering en kjent rolle
Avklar hvem som kan se hele virkningen og hvem som informerer berørte kunder. Endret dato eller opplegg må vurderes mot den konkrete avtalen med relevant kompetanse ved behov. Ikke la den prosjektlederen som sist oppdaterte kalenderen, automatisk bestemme kapasiteten for alle.
Aiak kan bidra med regnskapsdelen. Prosjektkostnader og samlet virksomhetsøkonomi må fortsatt kunne forklares, selv om ressursen flyttes. Bruk erfaring fra gjentatte konflikter til å vurdere tidligere salgsavklaring, annen oppdragsfordeling eller en tydeligere planleggingsrolle, framfor bare å flytte de samme ressursene oftere mellom kalenderne.
Behold en kjent referanse til beslutningen når en ressurs flyttes. Da kan begge prosjektledere forklare den samme endringen og oppdatere relevant grunnlag, framfor at én kalender viser ny plan mens den andre fortsatt bruker forrige avtale om kapasiteten.
Hvis et alternativ er ekstern leveranse, må ekstern kapasitet i planen vurderes før ny kapasitet behandles som sikker.