På denne siden
En medarbeider er utilgjengelig, og prosjektledere begynner å ringe hverandre for å finne en erstatter. Samtidig deles mer personlig informasjon enn planleggeren trenger. Fraværsplanlegging handler om relevant kapasitet og ansvar, mens personforhold og riktig lønnsbehandling må håndteres i avklarte egne spor.
Bruk nødvendig tilgjengelighetsgrunnlag
Planleggeren trenger å vite hvilken ressurs som ikke kan disponeres og hvilket relevant tidspunkt status skal vurderes igjen. Hvilke opplysninger som kan samles, deles eller lagres, må avklares etter gjeldende krav med riktig personvern- og personalfaglig kompetanse. Ikke legg medisinske detaljer i en bredt delt kalender for å forklare et kapasitetsavvik.
| Spor | Hvem trenger relevant grunnlag? |
|---|---|
| Kapasitet | Den som vurderer berørte oppdrag og ressurser |
| Faglig oppgavefordeling | Riktig ansvarlig for kompetanse og gjennomføring |
| Kundedialog | Rollen som avklarer et eventuelt endret løfte |
| Personaloppfølging | Relevant ansvarlig gjennom egen korrekt rutine |
| Lønn | Den som vurderer nødvendig oppgjørsgrunnlag |
Se på hele virkningen før en erstatter velges
I et konstruert scenario gjelder fraværet en ressurs med en bestemt oppgavekompetanse. En ledig person kan derfor ikke automatisk overta alt. Kompetansematrise og kapasitetsoversikt støtter vurderingen.
Prosjektets kapasitetsavvik gir en konkret arbeidsmodell. Forsvarlig arbeidstid og eventuelle avtaleendringer må avklares med relevant kompetanse; ekstra belastning på andre er ikke en automatisk løsning.
Gi økonomien riktig kanal
Aiaks lønnstjenester kan være aktuelle for oppgjørsdelen. Nødvendige personal- og lønnsopplysninger skal gå gjennom vurderte rutiner, ikke via kundemeldinger eller tilfeldige prosjektkommentarer.
Behold en kjent intern rolle som samordner planendringen, og oppdater berørte personer med akkurat det de trenger. Etterpå kan bedriften undersøke om arbeidsflyten var for personavhengig. Tiltaket kan være en reserveplan, bedre dokumentert prosjektgrunnlag eller tydeligere oppgavefordeling, framfor at én medarbeiders utilgjengelighet alltid fører til at hele kundedialogen og ressursoversikten må bygges på nytt.
Gi den operative oppsummeringen en tydelig grense mot personalgrunnlaget. Den som informerer kunden, trenger normalt relevant ny plan og kontaktvei, ikke private forklaringer på hvorfor en bestemt medarbeider ikke er tilgjengelig i den opprinnelige perioden.