På denne siden
Dagen ser halvfull ut i kalenderen, men medarbeideren rekker likevel ikke siste planlagte oppdrag. Mellom besøkene kom kundespørsmål, materialavklaring og dokumentarbeid. Små nødvendige oppgaver bruker reell kapasitet, også når de hver for seg virker for små til å planlegges. De bør forstås før virksomheten konkluderer med at folk arbeider for sakte.
Kartlegg arbeidsflyten med kjent formål
Velg en kort, relevant periode og se hvilke oppgaver som faktisk gjentar seg. Bruk nøkterne beskrivelser og avklar informasjon, tilgang og personvern med riktig kompetanse. En forbedringsundersøkelse skal ikke stille bli et nytt kontrolltiltak eller en måte å følge personer mer detaljert enn formålet krever.
| Oppgavetype | Spørsmål til forbedring |
|---|---|
| Kundedialog | Kan riktig grunnlag avklares tidligere? |
| Materialer | Mangler produkt, tilgjengelighet eller referanse? |
| Planlegging | Går samme spørsmål til flere personer? |
| Dokumentasjon | Hva må avsluttes mens hendelsen er kjent? |
| Økonomigrunnlag | Hvilken informasjon mangler før kontroll? |
Skill nødvendig arbeid fra unødvendig gjentakelse
I et konstruert scenario svarer tre personer på samme kundespørsmål fordi ansvaret er uklart. En kjent mottaker kan redusere gjentakelsen. En annen oppgave er nødvendig dokumentasjon etter hvert besøk; den skal ha realistisk tid eller en bedre arbeidsform, ikke bare fjernes fra planen for å vise mer kundearbeid.
Ansvarsmatrise og oppfølging av servicerapport gir konkrete tiltak. Ukeplanen bruker erfaringen.
Oppdater kapasitet uten dobbeltelling
Hvis støttearbeid allerede ligger i en intern kostnads- eller tidsmodell, må samme arbeid ikke ukritisk legges til en gang til. Fakturerbare timer hjelper med definisjonen.
Aiak kan bidra med økonomidelen. Velg ett avgrenset forbedringsforsøk og vurder om det faktisk reduserte etterarbeid. Da kan kalenderen bli mer realistisk og flyten bedre uten at alle små hendelser må bli nye detaljerte koder som igjen tar mer av medarbeidernes dag.
Gi nye rutiner et konkret sted i arbeidsdagen. Dersom rapportkontroll eller innkjøpsavklaring bare omtales som noe som gjøres mellom oppdragene, kan samme støttearbeid fortsatt mangle i neste kapasitetsvurdering selv om årsaken nå er bedre kjent.