På denne siden
Systemet har mange timekoder, men medarbeiderne bruker den generelle fordi resten er vanskelig å skille. Rapportene blir detaljerte på papiret og uklare i praksis. En timekode trenger en forklaring som passer den faktiske arbeidsdagen. Koden skal støtte nødvendig vurdering, ikke gjøre registreringen til en oppgave i å gjette lederens foretrukne kategori.
Begynn med rapportens spørsmål
Hvilken beslutning trenger kategorien å støtte? Det kan være oppfølging av arbeidsdel, vesentlig hindring eller et avklart nytt omfang. Ikke legg til en kode uten å vite hvem som skal bruke den og hvordan. Krav til arbeidstidsregistrering, lønn og relevant behandling må vurderes separat med riktig kompetanse.
| Struktur | Hva den forklarer |
|---|---|
| Prosjekt eller ordre | Hvor tiden faktisk hører til |
| Arbeidsdel | Hvilken relevant del av leveransen som bruker ressursen |
| Hendelse | Eksempelvis et avklart avvik som trenger oppfølging |
| Forklaring | Kort relevant grunnlag der kode alene ikke er nok |
| Rettelse | Hvordan feil blir undersøkt uten å miste historien |
Bruk to eksempler per vanskelig grense
I et konstruert scenario blandes nødvendig dokumentasjon etter besøk med intern administrasjon i en samlepost. Hvis forskjellen faktisk brukes i planleggingen, trenger medarbeideren et forståelig eksempel på begge. Hvis ingen bruker skillet, kan en ny kategori gi mer arbeid enn nytte.
Små oppgaver gjennom dagen og timeregistreringens formål gir rammen. En kode kalt ikke fakturerbar skal ikke bety at tiden ikke finnes som faktisk ressursbruk eller relevant arbeidstid.
Gi tvil en kjent mottaker
Avklar hvem som svarer på uklare kategorier og hvem som kan endre kodelisten. Timeretting bør brukes framfor skjulte omposteringer som medarbeideren aldri får avklart.
Aiak kan bidra til økonomidelen. Prøv listen på noen virkelige arbeidsdager og la brukerne forklare valgene. Hvis flere velger forskjellig med samme opplysning, bør kategori eller eksempel forbedres før tallene brukes som presis sammenligning mellom prosjekter eller personer.
Kontroller også utgåtte kategorier når arbeidsmodellen endres. En gammel kode kan være relevant historikk uten å være riktig valg for nye oppdrag. Forklar forskjellen i registreringen framfor å la medarbeiderne finne den ut gjennom senere rettelser.